Las fechas de publicación del Plan Anual de Adquisiciones (PAA)

Todos los años, y antes del 31 de enero, las entidades estatales deben publicar algo que se llama “Plan Anual de Adquisiciones” (PAA). Esto se hace, básicamente, para aumentar la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas.

La publicación oportuna del PAA no es una opción, es una obligación legal que debe cumplirse en el SECOP I o en el SECOP II. No hacerlo tiene unas consecuencias adversas, pero como sabemos que puede ser un tema complejo de entender, iremos por partes.

¿Qué es el PAA?

En términos sencillos, el Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta. ¿Para qué? Dos cosas:

•      Facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios para el año fiscal.
•   Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

Su existencia se debe al Artículo 2.2.1.1.1.4.1, del Decreto N° 1082 de 2015 en el que se consigna que las Entidades Estatales deben elaborar una lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. Allí deben especificarse cosas como:

1.   La necesidad o bien que se busca.
2. Obra o servicio que satisface esa necesidad, identificándola con el Clasificador de Bienes y Servicios.
3. Valor estimado del contrato.
4. Tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien.
5. Modalidad de selección del contratista.
6. Fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación.

El Plan Anual de Adquisiciones busca comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que estos participen de las adquisiciones que hace el Estado.

Leer también: Así funciona el SECOP para la contratación pública

¿Cómo elaborar el PAA?

Elaborar un Plan Anual de Adquisiciones es una tarea que requiere concentración, dedicación y trabajo en equipo. Tienes que realizar ciertos pasos y considerar algunos elementos claves como:

Conocer la normativa

Familiarízate con la normativa en materia de contratación pública, especialmente la Ley 80 de 1993 y el Decreto 1082 de 2015. Estos documentos establecen pautas y  procedimientos que debes saber.

Identificar necesidades

Realiza un análisis detallado de tus necesidades, determinando los bienes, servicios o obras que se requieren adquirir. Considera los proyectos y programas, así como las necesidades operativas.

Establecer un presupuesto

Define el presupuesto disponible para las adquisiciones. Esto te permitirá establecer límites y prioridades en la planificación de las compras.

Definir objetivos y metas

Establece los objetivos y metas específicas que deseas alcanzar con las adquisiciones planificadas. Por ejemplo, mejorar la eficiencia, reducir costos, garantizar la calidad de los servicios, etc.

Realizar el diagnóstico de mercado

Investiga el mercado para identificar proveedores potenciales, evaluar la disponibilidad de bienes y servicios, y obtener información sobre precios y condiciones. Esto te ayudará a tomar decisiones.

Recuerda que elaborar un Plan Anual de Adquisiciones es fundamental para garantizar la transparencia, eficiencia y legalidad en las adquisiciones públicas, optimizando los recursos y contribuyendo a la mejora de la gestión y calidad de los bienes y servicios adquiridos.

Esto apenas es el inicio. Después de tener claro esas primeras nociones, sigue un proceso quizá un poco más técnico en el que necesitarías elaborar los documentos que se convertirán en su PAA.

Preparación del equipo

Designa un funcionario encargado del Plan Anual de Adquisiciones y conforma un equipo de apoyo. Su primera tarea será organizar un cronograma para la elaboración del documento. 

Colombia Compra Eficiente recomienda que sea un equipo multidisciplinario conformado por personas que tengan conocimiento y experiencia en las distintas áreas de la entidad estatal.

Declaración estratégica

Se trata de un documento que sirve para que el potencial proveedor conozca el contexto de la entidad y pueda proponer soluciones a la medida. Este compuesto, entre otras cosas, por información básica de la entidad como nombre, dirección, teléfono y página web.
Luego, algunos datos más detallados como perspectiva estratégica (iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, políticas y programas previstos para el año, etc), valor total del PAA y límite de contratación de menor y mínima cuantía.

Detalle de los bienes, obras o servicios

En este punto debes separar los bienes, obras y servicios que has identificado plenamente, de las necesidades que, aunque has identificado, aun no conoces el producto preciso que las satisface.

Por esto último es que es importante que el equipo de trabajo detrás del PAA sea excelente: debes trabajar de cerca con las personas que mejor conocen las necesidades para describir la necesidad y especificar los resultados que busca, y/o para identificar el bien, obra o servicio específico.

Los bienes, obras y servicios identificados plenamente deben ser numerados utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas con el máximo nivel posible de descripción.

Información para los proveedores

Pon a disposición los datos de contacto del funcionario encargado de la adquisición de los bienes, obras y servicios para que los interesados puedan obtener información adicional.

Principales objetivos

Colombia Compra Eficiente recomienda que el funcionario encargado incluya la siguiente declaración sobre los principales objetivos del Plan Anual de Adquisiciones en el documento:

“El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas”.

Advertencia

Se recomienda también que se incluya la siguiente declaración sobre la naturaleza del Plan Anual de Adquisiciones en el documento:

“El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados”.

Actualización y publicación

Recuerda que el Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año.

Cuando tengas listo todo esto, lo siguiente, entonces, es la publicación. ¡También te acompañamos!

Te podría interesar: ¿Subsidios de alimentación a poblaciones vulnerables?

Pasos para publicar el PAA en Secop

El PAA es una oportunidad para empezar a implementar y hacer uso del SECOP II en su entidad estatal, una plataforma institucional que se ha vuelto clave para operar de forma correcta en el país.

Todas las entidades deben registrarse en la plataforma para publicar y actualizar su Plan.

La funcionalidad del PAA en el SECOP II permite hacer un seguimiento cercano a su planeación y ejecución, y tener visible las diferentes versiones del PAA para hacer seguimiento a los cambios realizados durante el año.

El proceso de publicación es relativamente sencillo.

Si la entidad estatal ya está registrada en el SECOP II, solo debes seguir los siguientes pasos:

1. Crea un equipo para el PAA y asigna un usuario aprobador.
2. En la barra negra del SECOP II, en la pestaña ‘Procesos’, busca ‘PAA’ y descarga la plantilla.
3. Diligencia la plantilla con los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas.
4. La primera hoja de la plantilla tiene los campos del PAA que ya debes conocer.
5. La segunda hoja de la plantilla contiene los códigos de los datos que debes diligenciar en la primera hoja (códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, códigos para el lugar en el cual hará la adquisición y para la modalidad de adquisición).
6. Una vez diligenciada, carga la plantilla.

El SECOP II te informará si existen errores de cargue e indicará en qué línea están los errores.

7. Publica tu PAA. No olvides que solamente el usuario que tiene la atribución de aprobar en la plataforma, es quien puede aprobar y publicar el PAA.

Si la entidad estatal aún no está registrada en el SECOP II debes registrarla antes, para lo cual solo:

1. Designa un usuario administrador, quien debe estar autorizado por el ordenador del gasto.
2. Pide al usuario administrador que se registre en el SECOP II y cree la cuenta de la entidad estatal.

¡Y listo! Ya puedes seguir los pasos que ya te explicamos.

Recuerda que elaborar de forma juiciosa un Plan Anual de Adquisiciones contribuye a prevenir la corrupción y promover la igualdad de oportunidades para los proveedores. Cumplir con esta obligación garantiza que la entidad se ajuste a los procedimientos y requisitos establecidos, evitando posibles sanciones o invalidación de los contratos.

Si tienes más dudas, ¡no dudes en contactarnos!