2020 mar /16

Cómo implementar teletrabajo en tu empresa

En tiempos de Coronavirus y aislamiento social, las empresas en Colombia necesitan hacer una implementación rápida de la modalidad de teletrabajo. Aunque su correcta puesta en funcionamiento depende de cada organización y sector, la realidad es que todas las empresas comparten una necesidad: un cambio de mentalidad donde el teletrabajo es sinónimo de bienestar y productividad, en lugar de ser un obstáculo para el rendimiento.

La realidad es que el teletrabajo es una estrategia positiva tanto para la organización como para los trabajadores. Según el Ministerio de Trabajo de Colombia, se trata de un compromiso que requiere cambios de mentalidad, retos y fortalecer la comunicación en la empresa. Sigue los siguientes pasos básicos para implementar teletrabajo en tu organización:

 

Comprometerse a nivel institucional

Para iniciar la implementación de teletrabajo, lo más importante es presentarlo como una solución a la dirección de la compañía, donde los alcances, beneficios, tiempos, recursos y demás factores que permitan la conformación del plan dentro de la organización estén claros.

Las cabezas de la empresa deben entender que no están, únicamente, entregando un beneficio a los trabajadores: se trata de un plan que puede hacer mucho bien dentro de la organización y en la época de pandemia es una necesidad de salud. 

El teletrabajo es parte de la evolución de los modelos laborales y las condiciones actuales le han dado un empuje fuerte. A largo plazo, dejarlo de lado puede poner en desventaja a tu negocio, tanto en temas de reclutamiento y retención, como en el desarrollo de nuevos modelos de negocio.

El teletrabajo no es para todos

Cuando tengas el visto bueno de las cabezas de la compañía, es momento de empezar a evaluar tu estrategia. Debes definir lo límites de quién podrá acceder al teletrabajo: no todos los empleados pueden hacerlo. Como afirma Forbes, considerar esta opción se trata de analizar los recursos y labores del empleado dentro de la organización.

Existen tres aspectos a considerar:

  • - Capacidades y competencias: ¿el empleado necesita educarse en el uso de herramientas digitales para trabajo remoto?
  • - Función: ¿puede su tarea realizarse a distancia? ¿necesita herramientas diferentes a otros empleados?
  • - Ambiente en casa: ¿tiene en su hogar las condiciones necesarias para trabajar?

Dependiendo de la organización, notarás que no todos los empleados pueden optar por el teletrabajo: algunas funciones, como de manufactura o de uso de equipos especiales que no pueden ser transportados fuera de las instalaciones de la empresa, no se pueden desarrollar desde distintas locaciones.

Pero en tiempos de pandemia es importante encontrar soluciones y se más flexible con el transporte de equipos como computadores.  

Define expectativas

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Para Harvard Business Review, no debe existir una diferencia notable entre el trato de la organización frente a un empleado de teletrabajo y otro presencial. Por ello ser claro con las expectativas y las reglas entre líderes de equipo y trabajadores es fundamental para mantener en orden el proyecto.

La recomendación es definir líneas claras en las responsabilidades: ¿cada cuanto se monitorea los resultados? ¿cuales son las metas del trabajador? ¿existe alguna condición especial? Todo esto debe ser de conocimiento no solo del trabajador y su jefe, también de toda la fuerza de trabajo relacionada con el área. 

Sin importar la frecuencia de monitoreo, es importante aclarar que todo el equipo (esté en teletrabajo o presencial) mediará su rendimiento con las mismas métricas.. Los empleados en teletrabajo no deben sentir que los tratan de forma diferente y mucho menos desigual. Lo mismo para aquellos trabajadores que no pueden trabajar de forma remota. El balance es lo ideal.  

La comunicación es tu pilar más importante

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La clave para mantener un flujo de trabajo constante e ininterrumpido es la comunicaciòn. La sugerencia de HBR es fijar una cadencia de comunicación apropiada para ambas partes.

  • ¿Qué tan rápido debe contestarse un correo?
  • ¿Cuáles son los canales de comunicación disponibles?
  • En caso de pérdida de contacto ¿Cuál es el protocolo?
  • ¿Qué nuevas tareas surgen con el teletrabajo?

La idea es crear comunicación organizada y abierta, evitando que el trabajador remoto se siente alejado y desconectado de la operación de la empresa. Crear nuevos espacios de interacción y estar más pendiente de tu equipo ayudará a construir un ambiente de normalidad.  

 Evalúa tu organización

Según el portal de teletrabajo del MinTrabajo, existen tres temas que requieren ser evaluados a nivel de organización:

 

  • Jurídico: consiste en identificar la normatividad vigente y aplicable, para definir el uso de ciertos beneficios y obligaciones de la empresa y el empleado.
  • Tecnológico: es importante validar si la organización y el empleado cuentan con las herramientas necesarias para desarrollar teletrabajo. Esto requiere analizar cada perfil ¿necesita equipo especial? ¿algún servicio adicional? ¿software específico? la tecnología se debe adecuar a un perfil determinado. Por las condiciones actuales, una inversión de la empresa no debe ser vista con malos ojos. 
  • Organizacional: este es el aspecto administrativo de costos, presupuesto y jerarquía de comunicación.

 

 

¡Recuerda que la salud y bienestar de tu equipo está primero! Sigue las recomendaciones e implementa teletrabajo en tu organización. 

 

 

 

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