feb 11 - 2021A la hora de trabajar con independientes y contratistas debes tener en cuenta la importancia de verificar correctamente sus pagos de seguridad social y los riesgos que puede traerle a tu empresa no hacerlo. ¡Toma nota!
Aunque pareciera que la contratación con trabajadores independientes es mucho más sencilla y rápida por no tratarse de un vínculo laboral, la realidad es que esta conlleva ciertas obligaciones y responsabilidades que tu empresa debe conocer.
La mayor responsabilidad, sin duda, es verificar que tu comunidad de independientes haga sus aportes a la seguridad social correctamente: por el monto que es y en el tiempo adecuado.
Hacerlo es mucho más que cumplir con la ley; es contribuir al futuro del país y ayudar a generar una cultura de pago pues en Colombia la evasión de impuestos y de aportes a la seguridad social es muy alta y deteriora cada vez más el sistema laboral.
Es por esto que la UGPP, encargada de vigilar el cumplimiento de los aportes al Sistema General de la Seguridad Social —SGSS— por parte de empleadores y trabajadores independientes, está realizando una serie de medidas para reducir esas cifras.
Durante el 2019, por ejemplo, la UGPP inició 3.167 procesos de fiscalización, 768 sancionatorios y 12.200 casos en etapa de cobro por más de 1,6 billones de pesos.
Con todo este contexto, ¿qué debe hacer tu empresa a la hora de contratar independientes? ¡Sigue leyendo! Conoce cuáles son los requisitos para la deducción de pagos a independientes
Verificar pagos de seguridad social de independientes: una obligación para las empresas
Es claro que la UGPP no investiga ni sanciona a las empresas que contraten a trabajadores independientes, pues son estos últimos los encargados de realizar sus propios aportes a la seguridad social.
Así lo determina el artículo 244 de la Ley 1955 de 2019:
Todo trabajador independiente que obtenga ingresos netos mensuales iguales o superiores a un salario mínimo debe cotizar a seguridad social sobre el 40% de sus ingresos mensuales.
Pero la norma también es clara frente al papel del contratante en este tema, en el artículo 26 de la Ley 1393 de 2010:
“La celebración y cumplimiento de las obligaciones derivadas de contratos de prestación de servicios estará condicionada a la verificación por parte del contratante de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social”.
Es por ello que las empresas tienen un papel fundamental a la hora de evitar la evasión de pagos de seguridad social de los trabajadores independientes del país, al garantizar que aporten lo que deben cuando son contratados.
¿Cómo verificar el pago adecuado de la seguridad social de los independientes de tu empresa?
1. Calcula el porcentaje del valor del contrato que el independiente debe aportar a su seguridad social antes de comenzar a ejecutarlo.
2. Antes del pago, solicita la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (Pila) a los independientes como certificado del pago a la seguridad social.
3. Verifica que el aporte coincida con el cálculo inicial.
Ahora, ¿qué pasa si no verificas estos aportes? ¿Puede tu empresa recibir sanciones por el no pago de seguridad social de los independientes y contratistas? ¡Veamos!
Riesgos que corre tu empresa al no verificar los pagos de seguridad social de contratistas e independientes
En medio de las investigaciones que realiza la UGPP, la entidad suele encontrar tres tipos de evasión:
- Omisión: no se registra afiliación y pago de los aportes correspondientes.
- Inexactitud: el pago de los aportes se realiza por un valor inferior.
- Mora: no registra el pago de los aportes en el tiempo correspondiente.
Cuando esto sucede, la entidad envía comunicaciones persuasivas a la persona con indicios de evasión para que corrija.
En caso de que no surta efecto esa primera medida, comienza el proceso de fiscalización que, por lo general, puede terminar en cobros con intereses y sanciones.
Si uno o varios de tus trabajadores independientes o contratistas son fiscalizados por la UGPP por no hacer correctamente sus aportes a la seguridad social, tu empresa puede correr los siguientes riesgos:
Riesgo reputacional
En el cruce de datos que se realiza, la UGPP puede identificar a tu empresa como una de las fuentes de ingresos del independiente, por lo que te pedirá unirte a la investigación para determinar la evasión.
Con esto tu empresa se verá implicada directamente en el proceso de fiscalización por no cumplir con la obligación de verificar los aportes a través de las planillas PILA; un antecedente que no le favorece a la reputación de ninguna organización.
Riesgo tributario
Cuando la UGPP determina la evasión puede informar a la Dian que el contratante no verificó correctamente los aportes a la seguridad social de los independientes que trabajan para su empresa.
Si esto sucede, podrías perder la posibilidad de deducir los pagos de honorarios a contratistas en la declaración de renta anual de tu organización; es decir: deberá pagar más impuestos.
Otros riesgos a la hora de contratar independientes:
- Accidente laboral: Otra obligación es asegurar que todos tus independientes estén afiliados a una Administradora de Riesgos Laborales —ARL—, para evitar demandas por parte del trabajador ante un accidente.
- Vínculo laboral: Debes tener cuidado de no establecer vínculos laborales con los contratistas e independientes. Cuando se trata de contratos por prestación de servicios no existe subordinación ni pago de prestaciones sociales.
¡Con un correcto manejo de independientes tu empresa contribuye al país y fomenta una cultura de pago y legalidad!
Una excelente solución para garantizar el cumplimiento de la normativa, mantener una buena relación con los contratistas de tu organización y quitarte los dolores de cabeza, es entregarle estos trámites a un tercero confiable que lo haga por ti con todo el respaldo legal y normativo.
