Verificación de la seguridad social en el transporte: ¿cuándo y cómo hacerla?

Conoce cuáles son tus obligaciones a la hora de trabajar con independientes y contratistas en el sector del transporte y el almacenamiento, y cómo puedes realizar la verificación de afiliación a la seguridad social.

Antes que nada, comencemos por entender el contexto:

El sector del transporte y almacenamiento es un gran dinamizador de la economía del país, especialmente el transporte de pasajeros y el de carga por carretera.

Y, en materia de generación de empleo, existe un volumen alto de trabajadores independientes que laboran allí. 

Según datos del Dane, el 68 % de los ocupados en el transporte terrestre y la operación logística son trabajadores independientes.

Alrededor de 790 mil personas en Colombia trabajan por cuenta propia, a través de contratos de prestación de servicios, comerciales u otras modalidades diferentes a la vinculación laboral. 

Entre ellos se encuentran, por ejemplo:

• Los transportadores que conducen vehículos de terceros.
• Los llamados “hombre-camión”, quienes conducen sus propios vehículos.
• Los propietarios de flotas que ofrecen los servicios de transporte a otras empresas o personas naturales. 

Todos estos trabajadores, al ser catalogados como trabajadores independientes, son los responsables de afiliarse y hacer aportes a seguridad social.

Pero, ¿cuál es tu obligación como empresa contratante de sus servicios frente a la seguridad social de independientes?, ¿cómo verificar la seguridad social de una persona?
o mejor dicho, ¿cómo saber si una persona está afiliada a salud?

¡Veamos las respuestas a estos comunes interrogantes!

Verificación de aportes a la seguridad social en el sector del transporte

Cuando hablamos de la obligación del contratante con cualquier trabajador independiente, sea cual sea la modalidad de vinculación, nos referimos a la verificación de su afiliación y sus correctos pagos a la seguridad social. 

¿Y por qué es tu responsabilidad hacerlo? 

Conozcamos mejor el marco legal de este asunto: 

Leyes que regulan la seguridad social para transportadores

Partamos de la norma general que aplica para los trabajadores por cuenta propia:

Todo trabajador independiente que obtenga ingresos netos mensuales iguales o superiores a un salario mínimo debe cotizar a la seguridad social sobre el 40% de ese valor.

Ley 1955 de 2019, art. 244.

Recordemos que un independiente es cualquier persona que presta un servicio personal y recibe una remuneración como contraprestación. 

Entonces, ¿aplica esta figura para los propietarios de vehículos, los conductores o cualquier contratista que preste sus servicios en el sector del transporte de carga y el almacenamiento? 

Sí, el transporte de carga está catalogado como un servicio personal, en la medida que sea prestado por una persona natural. 

Y en ese orden de ideas, tu obligación es verificar que estos realicen sus aportes a la seguridad social por el monto correcto, de acuerdo con el valor del contrato. 

Este requisito es indispensable para soportar la deducibilidad del gasto en el impuesto de renta de tu empresa, y está sustentado en el artículo 108 del Estatuto Tributario y el Decreto 1070 de 2013. 

Finalmente, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales de la Protección Social (UGPP) expidió las resoluciones 1400 del 2019 y  209 del 2020, buscando formalizar el trabajo y reducir la evasión a los sistemas de salud y pensión de los independientes del sector.

Allí se implementaron los esquemas de presunción de costos para los trabajadores del transporte público de carga por carretera, y del transporte y almacenamiento, respectivamente. 

Lo anterior les permite a los trabajadores independientes acreditar de manera práctica y ágil los costos asociados con su ingreso.

Esta medida se da porque, quienes trabajan conduciendo vehículos o gestionando flotas, deben cubrir diferentes costos de operación como el pago de hospedaje, la alimentación, los lavaderos, entre otros.

Gastos que son difíciles de soportar, pues en muchas ocasiones no se tiene acceso a facturas o cuentas de cobro, necesarios para la deducción en las declaraciones de renta o los aportes a la seguridad social. 

Ahora, vamos a la práctica.

¿Cómo verificar la seguridad social de una persona?

Ahora que sabes cuál es tu obligación (verificar los aportes a la seguridad social de todos tus contratistas) seguro te estarás preguntando, ¿cómo hacerlo? 

Existen dos caminos: uno largo y tedioso, y otro mucho más sencillo y seguro. 

Podrías entregarle la labor al área administrativa de tu empresa. Esta sería la responsable de

• Realizar los cálculos de los aportes en cada contrato. 
• Verificar la información entregada por los independientes en las planillas Pila.

Este es el camino tedioso, porque los encargados tendrán que lidiar con la recolección de planillas Pila, cuentas de cobro y otros documentos, antes de liquidar cualquier contrato. 

Además, deberán realizar la afiliación de cada trabajador a una Aseguradora de Riesgos Laborales, pues al tratarse de un riesgo tipo IV, el contratante es quien asume esta responsabilidad.

Pero, existe un camino mucho más fácil…

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¿De qué se trata? 

Somos una solución 100% digital para la gestión del pago y todos los demás trámites que conlleva la vinculación de terceros en tu empresa.

Recuerda, más allá de cumplir con la normativa, garantizar los correctos aportes de tus contratistas trae muchos más beneficios:

• Evita riesgos tributarios, laborales y reputacionales para tu empresa.
• Garantiza la seguridad, bienestar y satisfacción de los independientes. 
• Aporta a la cultura de pago y estabilidad del país.