Conoce los requisitos para la deducción de gastos por pagos a independientes

¿Sabías que los pagos que realizas todos los meses a trabajadores independientes o contratistas pueden ser deducibles en el impuesto de renta de tu empresa si cumples con ciertos requisitos? 

¡Sigue leyendo!

Con la “nueva normalidad” que vivimos, las condiciones actuales del mercado laboral y la reactivación económica de las empresas, es posible que requieras trabajar con más fuerzas de venta externas y freelancers. 

Como lo dijo Carlos Ferrer, director de Sodexo Beneficios en Colombia, en entrevista con la Revista Portafolio:

“En medio de la coyuntura se ve venir un aumento de los trabajadores que optan por el trabajo independiente que provienen de pequeñas empresas que cerraron en medio de la pandemia”. 

Por eso, tu compañía debe estar lista para saber cómo hacer la gestión de los contratistas e independientes en el contexto actual, dándole las mejores condiciones, cumpliendo con toda la normativa vigente y mitigando los riesgos tributarios.

Y sobre todo debes asegurarte de conocer los requisitos para la deducción de gastos de los pagos que realices a estas personas para que tu empresa perciba más ahorro a la hora de cumplir con el impuesto de renta. 

Empecemos por explicar qué es eso de los costos y gastos deducibles de renta por pagos a cotizantes independientes.

Lee también: Pago de seguridad social a independientes: 5 tips para tu empresa

Deducción de impuestos en el pago de salarios y pagos a independientes

Tener claro qué pagos son deducibles para tu compañía es clave para declarar únicamente los impuestos obligatorios y poder optimizar los recursos. 

Para el caso específico de los pagos a independientes, debemos traer a la discusión el Artículo 108 del Estatuto Tributario.

Este habla sobre los requisitos que debe cumplir cualquier empleador para deducir de su impuesto de renta todos los salarios, y demás conceptos laborales, que les pagó a sus trabajadores vinculados. 

Esos requisitos son los aportes cumplidos a seguridad social y parafiscales de su personal. 

¿Y qué pasa con los pagos a los independientes? 

El parágrafo 2 del artículo 108 del E.T señala que: 

Para entender mejor el asunto, es importante recordar que el Decreto 1273 de 2018 había determinado que las empresas eran las responsables del cálculo y el pago de seguridad social a quiénes contrata bajo la figura de tercerización laboral.

Sin embargo, el Plan Nacional de Desarrollo del actual Gobierno, derogó ese decreto y determinó que son  los trabajadores independientes y contratistas quienes deben encargarse de hacer sus respectivos aportes a la seguridad social; esto es: salud y pensión. 

Pero eso no exime de responsabilidad a la empresa. Esta debe encargarse de vigilar el cumplimiento de esa norma y es su responsabilidad demostrar que esto ocurra ante las entidades competentes, como la UGPP.

¿Qué es la UGPP Colombia? 

La Unidad de Gestión de Pensional y Parafiscales -UGPP- es la entidad estatal que monitoriza y controla los aportes al Sistema General de Seguridad Social. 

Vigila e investiga que tanto los empleadores como los trabajadores independientes cumplan con su obligación; y tiene facultades para fiscalizar y sancionar en caso de incumplimiento.

En Sodexo contamos con una solución para facilitarle a las empresas los pagos a independientes. ¡Haz clic aquí y descúbrela ahora!

Verificar pagos de seguridad social: necesario para la deducción 

Entonces, como dice la norma, tu empresa debe verificar y vigilar que las personas que realicen un trabajo a través de un contrato de prestación de servicios, estén cotizando salud y pensión de acuerdo al valor real de ese contrato. 

Este requisito tiene una excepción.

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¿A quiénes se les debe exigir el pago de seguridad social?

Se debe exigir el pago de la seguridad social a todos los contratistas con pagos mensuales iguales o superiores a un salario mínimo.

Según el parágrafo único del Artículo 1.2.4.1.7 del Decreto 1625 de 2016:

«Para efectos fiscales esta obligación no será aplicable cuando la totalidad de los pagos mensuales sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente (1 SMLMV)»

Por ejemplo, los trabajadores independientes que se contraten eventualmente para servicios de limpieza, jardinería, transporte, mantenimiento de equipos, entre otras cosas, y su pago no supere el salario mínimo. 

En ese caso, la empresa no les debe exigir a estas personas los aportes a la seguridad social, e igualmente podrá deducir del impuesto a la renta esos pagos.

Recuerda que, según el Concepto 025395 de septiembre 20 de 2017 de la Dian, la duración del contrato no es razón para dejar de exigir y verificar los aportes a la seguridad social.

Esta obligación aplica a toda persona natural o jurídica que declare renta y pretenda deducir los pagos que haya realizado a los contratistas.

Ahora, seguramente, te estás preguntando cómo debes hacer ese proceso de verificación para asegurar la deducción. 

¡Te lo explicamos! 

¿Cómo verificar los aportes para asegurar la deducción en los impuestos?

Lo primero es aclarar que, a la hora de preparar la declaración de renta anual de tu empresa, no es requisito que adjuntes los soportes de los pagos a seguridad social de todos tus contratistas para demostrar que sí los verificaste.

Puedes deducir directamente los honorarios que le pagaste a estas personas, pero te recomendamos estar muy seguro del cumplimiento de la norma.

¿Por qué?

En el caso de que la UGPP o la Dian detecten anomalías luego de cruzar sus bases de datos, se comunicarán con tu compañía para solicitar todos los soportes de que los trabajadores independientes que contrataste hicieron sus pagos correctamente. 

Si no cuentas con los documentos necesarios el pago de impuestos de tu empresa aumentará y los trabajadores independientes podrán ser sancionados con multas.

Lee: ¿Sabes cuáles son las responsabilidades de tu empresa frente a los trabajadores independientes?

Facilita la contratación y pago de independientes con Nexoz

Ahora que ya sabes lo que debes hacer para asegurar la deducción de gastos, es momento de que pienses en cómo facilitar este proceso, pues hacerlo manualmente puede ser largo y tedioso. 

Para ello, el uso de plataformas para pago de seguridad social es la mejor opción.

Estas te ayudarán a automatizar y digitalizar los procesos; evitar sanciones por parte de las autoridades que vigilan el cumplimiento; y garantizar un pago rápido y una experiencia cómoda a los trabajadores externos que le presten servicios a tu empresa.  

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