Lo que debe saber el encargado de la gesti贸n de flotas de tu empresa

La gesti贸n de flotas es un 谩rea que hace parte de cualquier empresa cuyo objetivo sea transportar (o donde esta labor hace parte de las tareas que requiere su modelo de negocios). Esta tarea incluye un amplio grupo de labores con sus propias din谩micas, que deben ser dominadas por el llamado gestor de flotas de la empresa 驴Qu茅 debe saber esta figura?

La gesti贸n de flotas se refiere a la administraci贸n y log铆stica de un conjunto de veh铆culos, lo cual incluye desde el mantenimiento de los automotores hasta el manejo de los conductores. Es un campo amplio y las siguientes son las cosas que debe conocer quien desarrolle el cargo:

Selecci贸n y adquisici贸n de veh铆culos

Para una correcta administraci贸n de flotas, un gestor debe decidir la cantidad y tipo de veh铆culos que har谩n parte de la operaci贸n. De ello dependen otras elecciones como: comprar o alquilar los camiones/carros; la marca y la antig眉edad; el tipo de combustible que utiliza; etc. 

Lo anterior incluye conocimientos en el estado y precios de la industria y la depreciaci贸n de los veh铆culos que ser谩n adquiridos.

Como afirma la compa帽铆a especializada GeoTab, esas decisiones deben estar enfocadas en reducir costos sin afectar la calidad de la operaci贸n, resolviendo dudas como:

  • 驴Qu茅 labor har谩 el veh铆culo?
  • 驴Cu谩nta carga necesita mover?
  • 驴En qu茅 geograf铆a se movilizar谩?
  • 驴Cu谩l es su gasto de combustible?

Mantenimiento de la flota

El objetivo de contar con un encargado en la gesti贸n de flota es mantener la operaci贸n funcionando sin contratiempos y procurar condiciones 贸ptimas en todas las etapas del proceso. 

Es por ello que el gestor de flotas es quien debe dise帽ar programas para prevenir problemas y para solucionarlos.

Lo anterior incluye un amplio grupo de factores a monitorear: el tipo de mantenimiento requerido por veh铆culo, las condiciones geogr谩ficas donde ser谩 usado, el tipo de terreno que recorrer谩 y las horas de uso.

Con esa lista clara, el gestor de flota puede encargarse de coordinar el mantenimiento (ya sea en un taller propio de la empresa o buscando aliados externos) y la asistencia que necesiten los veh铆culos.

Control y ahorro de combustible

Como parte del mantenimiento de la flota, se desprende el control de combustible, uno de los puntos m谩s importantes cuando se habla de optimizar gastos: el gasto en combustible representa cerca del 30% del presupuesto dedicado a la gesti贸n de flotas.

La cifra es importante y por lo tanto un gestor busca c贸mo ahorrar, centr谩ndose tanto en la compra como en el uso eficiente del combustible. Para lograrlo puede recurrir a diferentes estrategias:

  • Implementar pr谩cticas de manejo entre los conductores.
  • Monitorear el uso de combustible.
  • Definir protocolos de seguridad para evitar el robo de combustible.
  • Crear tratos con distribuidores.
  • Optimizar rutas.
  • Definir procesos de compra (en las estaciones de servicio).

La optimizaci贸n del uso de combustible no se limita a las tareas listadas, pues el uso de nuevas tecnolog铆as exige buscar estrategias que se adapten a las necesidades del mercado y diferentes industrias.

Monitoreo y optimizaci贸n de rutas

Como se帽ala Finances Online, la gesti贸n de flota requiere analizar informes diarios, semanales y mensuales sobre el rendimiento de la misma en diferentes aspectos: tiempo de ralenti, velocidad, tiempo de conducci贸n, distancias, etc. 

Los datos pueden ser manejados por un software especializado, que en algunos casos genera informaci贸n en tiempo real sobre:

  • Carga.
  • Tiempos de parada.
  • Desv铆o de rutas.
  • Control puntos de inter茅s.
  • Alertas de entrada y salida de zonas espec铆ficas.
  • Horarios de llegada y de salida.
  • Horario de paradas permitidas.
  • alertas autom谩ticas.
  • Funciones para el control y calidad en la conducci贸n de los empleados.

Toda esta informaci贸n debe ser interpretada por el gestor de flotas para coordinar el funcionamiento 贸ptimo de la operaci贸n, lo cual puede influir en el manejo de empleados, el dise帽o de mejores rutas, la b煤squeda de tratos comerciales, etc.

Apoyar programas de seguridad

Los accidentes se traducen en costos, justamente el factor que un gestor de flota debe reducir; por lo anterior, es l贸gico que haga parte de diferentes programas de seguridad, que incluyen el mantenimiento de veh铆culos y la conducci贸n responsable de los mismos.

El gestor de flotas debe apoyar la implementaci贸n de buenas pr谩cticas que impulsen la seguridad y tambi茅n puedan ser aplicadas para optimizar la operaci贸n (como es el caso del gasto de combustible).

Como puedes notarlo, un gestor de flota realiza un amplio y complejo grupo de tareas, donde las herramientas digitales pueden hacer la diferencia. 驴Quieres conocer una soluci贸n de este tipo? 隆Da clic en el bot贸n para saber m谩s!

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Topics: Movilidad y control de gastos

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