Lo que debe saber el encargado de la gesti贸n de flotas de tu empresa

Te contamos 5 factores claves que debe conocer cualquier administrador o gestor de flotas de una empresa.

La gesti贸n de flotas de veh铆culos es un 谩rea clave para cualquier empresa del sector del transporte o para aquellas que lo necesitan porque hace parte de las tareas que requiere su modelo de negocio. 

Esta 谩rea incluye un amplio grupo de labores con sus propias din谩micas, que deben ser dominadas por el llamado gestor o gerente de flotas de la empresa. 

驴Qu茅 es la gesti贸n de flotas? Definici贸n

La gesti贸n de flotas se refiere a la administraci贸n y log铆stica de un conjunto de veh铆culos, lo cual incluye desde el mantenimiento de los automotores hasta el manejo de los conductores. 

Entonces, 驴cu谩les son las funciones del jefe de flota vehicular en una empresa?, 驴qu茅 debe aspectos debe controlar y administrar? 隆Sigue leyendo!

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5 funciones del gestor de flotas de veh铆culos

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1. Selecci贸n y adquisici贸n de veh铆culos

Para una correcta gesti贸n de flotas de camiones, un gestor debe decidir la cantidad y tipo de veh铆culos que har谩n parte de la operaci贸n.

De ello dependen otras elecciones como: comprar o alquilar los camiones/carros; la marca y la antig眉edad; el tipo de combustible que utiliza; etc. 

Lo anterior incluye conocimientos en el estado y precios de la industria y la depreciaci贸n de los veh铆culos que ser谩n adquiridos.

Como afirma la compa帽铆a especializada GeoTab, esas decisiones deben estar enfocadas en reducir costos sin afectar la calidad de la operaci贸n, resolviendo dudas como:

  • 驴Qu茅 labor har谩 el veh铆culo?
  • 驴Cu谩nta carga necesita mover?
  • 驴En qu茅 geograf铆a se movilizar谩?
  • 驴Cu谩l es su gasto de combustible?
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2. Mantenimiento de flotas vehiculares

El objetivo de contar con un encargado de la flota vehicular y su gesti贸n es mantener la operaci贸n funcionando sin contratiempos y procurar condiciones 贸ptimas en todas las etapas del proceso. 

Es por ello que el gestor o gerente de flotas es quien debe dise帽ar programas para prevenir problemas y solucionarlos en el momento adecuado.

Esto ser谩 clave para el control de los veh铆culos en las empresas de gesti贸n de flotas. Y lograrlo depende, en gran medida, de monitorear aspectos como:

  • El tipo de mantenimiento requerido por cada veh铆culo.
  • Las condiciones geogr谩ficas donde ser谩n usados los camiones.
  • El tipo de terreno que recorrer谩.
  • El tiempo, por d铆as y horas de uso.

Con esa lista clara, el administrador de flota puede encargarse de coordinar el mantenimiento (ya sea en un taller propio de la empresa o buscando aliados externos) y la asistencia que necesiten los veh铆culos.

Te recomendamos: 驴C贸mo optimizar el mantenimiento de flotas de veh铆culos?

3. Control de flota vehicular y ahorro de combustible

Otro factor determinante en el manejo de flotas es el control del consumo de combustible de los camiones, uno de los puntos m谩s importantes cuando se habla de optimizar gastos.

El gasto en combustible representa cerca del 30 % del presupuesto dedicado a la gesti贸n de flotas y su operaci贸n.

La cifra es importante y, por lo tanto, un gestor debe encontrar estrategias y herramientas para ahorrar en este rubro, centr谩ndose tanto en la compra como en el uso eficiente del combustible.

Para lograrlo puede recurrir a diferentes estrategias:

  • Implementar pr谩cticas de manejo entre los conductores.
  • Monitorear el uso de combustible.
  • Definir protocolos de seguridad para evitar el robo de combustible.
  • Crear tratos con distribuidores.
  • Optimizar rutas.
  • Definir procesos de compra (en las estaciones de servicio).

La optimizaci贸n del uso de combustible, as铆 como el control y gesti贸n de flotas, no se debe limitar a las tareas listadas. El uso de nuevas tecnolog铆as exige buscar estrategias innovadoras que se adapten a las necesidades del mercado y a las diferentes industrias.

Lee tambi茅n: 4 claves para la gesti贸n eficiente de flotas de transporte.

4. Monitoreo y optimizaci贸n de rutas

Una gesti贸n de flota vehicular eficiente requiere analizar informes diarios, semanales y mensuales sobre el rendimiento de la misma y en diferentes aspectos: tiempo de ralent铆, velocidad, tipo de conducci贸n, distancias, etc. 

El prop贸sito de la administraci贸n de flotas es rastrear y administrar las actividades y condiciones de los veh铆culos, utilizando medios digitales. Esto ayuda a las empresas con flotas vehiculares  a mantenerse al tanto de su rendimiento y, al mismo tiempo, les brinda ideas sobre c贸mo optimizar su uso.

Fuente: Finances Online.

Los datos pueden ser manejados por un software especializado, que en algunos casos genera informaci贸n en tiempo real sobre:

  • Carga.
  • Tiempos de parada.
  • Desv铆o de rutas.
  • Control puntos de inter茅s.
  • Alertas de entrada y salida de zonas espec铆ficas.
  • Horarios de llegada y de salida.
  • Horario de paradas permitidas.
  • Alertas autom谩ticas.
  • Funciones para el control y calidad en la conducci贸n de los empleados.

Toda esta informaci贸n debe ser interpretada por los gestores de flotas para coordinar el funcionamiento 贸ptimo de la operaci贸n, la cual puede influir en el manejo de empleados, el dise帽o de mejores rutas, la b煤squeda de tratos comerciales, etc.

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5. Apoyar programas de seguridad

Los accidentes se traducen en costos, por eso este es un factor clave dentro de las funciones del gestor de flota.

El encargado debe hacer parte de diferentes programas de seguridad, que incluyen el mantenimiento de veh铆culos y la conducci贸n responsable de los mismos.

Tambi茅n debe apoyar la implementaci贸n de buenas pr谩cticas que impulsen la seguridad y tambi茅n puedan ser aplicadas para optimizar la operaci贸n (como es el caso del gasto de combustible).

Como puedes notarlo, un administrador de flotas realiza un amplio y complejo grupo de tareas, donde las herramientas digitales pueden hacer la diferencia.

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Topics: Movilidad y control de gastos

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