¡Todo lo que debes saber sobre un jefe o gestor de flota!

Te contamos 5 factores claves que debe conocer cualquier administrador o gestor de flotas de una empresa.

La gestión de flotas de vehículos es un área clave para cualquier empresa del sector del transporte o para aquellas que lo necesitan porque hace parte de las tareas que requiere su modelo de negocio. 

Esta área incluye un amplio grupo de labores con sus propias dinámicas, que deben ser dominadas por el llamado gestor o gerente de flotas de la empresa. 

¿Qué es la gestión de flotas? Definición

La gestión de flotas se refiere a la administración y logística de un conjunto de vehículos, lo cual incluye desde el mantenimiento de los automotores hasta el manejo de los conductores. 

Entonces, ¿cuáles son las funciones del jefe de flota vehicular en una empresa?, ¿qué aspectos debe controlar y administrar? ¡Sigue leyendo!

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5 factores claves que debe conocer el gestor de flotas 

1. Selección y adquisición de vehículos

Para una correcta gestión de flotas de camiones, un gestor debe decidir la cantidad y tipo de vehículos que harán parte de la operación.

De ello dependen otras elecciones como: comprar o alquilar los camiones/carros; la marca y la antigüedad; el tipo de combustible que utiliza; etc. 

Lo anterior incluye conocimientos en el estado, precios de la industria y la depreciación de los vehículos que serán adquiridos.

Como afirma la compañía especializada GeoTab, esas decisiones deben estar enfocadas en reducir costos sin afectar la calidad de la operación, resolviendo dudas como:

  • ¿Qué labor hará el vehículo?
  • ¿Cuánta carga necesita mover?
  • ¿En qué geografía se movilizará?
  • ¿Cuál es su gasto de combustible?
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2. Mantenimiento de flotas vehiculares

El objetivo de contar con un encargado de la flota vehicular es mantener la operación funcionando sin contratiempos y procurar condiciones óptimas en todas las etapas del proceso. 

Es por ello que el gestor o jefe de flotas es quien debe diseñar programas para prevenir problemas y solucionarlos en el momento adecuado.

Esto será clave para el control de los vehículos en las empresas de gestión de flotas. Y lograrlo depende, en gran medida, de monitorear aspectos como:

  • El tipo de mantenimiento requerido por cada vehículo.
  • Las condiciones geográficas donde serán usados los camiones.
  • El tipo de terreno que recorrerá.
  • El tiempo, por días y horas de uso.

Con esa lista clara, el administrador de flota puede encargarse de coordinar el mantenimiento (ya sea en un taller propio de la empresa o buscando aliados externos) y la asistencia que necesiten los vehículos.

Te recomendamos: ¿Cómo optimizar el mantenimiento de flotas de vehículos?

3. Control de flota vehicular y ahorro de combustible

Otro factor determinante en el manejo de flotas es el control del consumo de combustible de los camiones, uno de los puntos más importantes cuando se habla de optimizar gastos.

El gasto en combustible representa más del 35 % del presupuesto dedicado a la gestión de flotas y su operación según cifras publicadas en El Container de Colfecar.

La cifra es importante, por lo tanto, un jefe de flota debe encontrar estrategias y herramientas para ahorrar en este rubro, centrándose tanto en la compra como en el uso eficiente del combustible.

Para lograrlo puede recurrir a diferentes estrategias:

  • Implementar prácticas de manejo entre los conductores.
  • Monitorear el uso de combustible.
  • Definir protocolos de seguridad para evitar el robo de combustible.
  • Crear tratos con distribuidores.
  • Optimizar rutas.
  • Definir procesos de compra (en las estaciones de servicio).

La optimización del uso de combustible, así como el control y gestión de flotas, no se debe limitar a las tareas listadas. El uso de nuevas tecnologías exige buscar estrategias innovadoras que se adapten a las necesidades del mercado y a las diferentes industrias.

Lee también: 4 claves para la gestión eficiente de flotas de transporte.

4. Monitoreo y optimización de rutas

Una gestión de flota vehicular eficiente requiere analizar informes diarios, semanales y mensuales sobre el rendimiento de la misma y en diferentes aspectos: tiempo de ralentí, velocidad, tipo de conducción, distancias, etc. 

El propósito de la administración de flotas es rastrear y administrar las actividades y condiciones de los vehículos, utilizando medios digitales. Esto ayuda a las empresas con flotas vehiculares  a mantenerse al tanto de su rendimiento y, al mismo tiempo, les brinda ideas sobre cómo optimizar su uso.

Fuente: Finances Online.

Los datos pueden ser manejados por un software especializado, que en algunos casos genera información en tiempo real sobre:

  • Carga.
  • Tiempos de parada.
  • Desvío de rutas.
  • Control puntos de interés.
  • Alertas de entrada y salida de zonas específicas.
  • Horarios de llegada y de salida.
  • Horario de paradas permitidas.
  • Alertas automáticas.
  • Funciones para el control y calidad en la conducción de los empleados.

Toda esta información debe ser interpretada por los gestores de flotas para coordinar el funcionamiento óptimo de la operación, la cual puede influir en el manejo de empleados, el diseño de mejores rutas, la búsqueda de tratos comerciales, etc.

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5. Apoyar programas de seguridad

Los accidentes se traducen en costos, por eso este es un factor clave dentro de las funciones del gestor de flota.

El encargado debe hacer parte de diferentes programas de seguridad, que incluyen el mantenimiento de vehículos y la conducción responsable de los mismos.

También debe apoyar la implementación de buenas prácticas que impulsen la seguridad y también puedan ser aplicadas para optimizar la operación (como es el caso del gasto de combustible).

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Las ventajas que te da una correcta gestión de flotas

Las ventajas de contar con un gestor de flota que se encargue de administrar la logística de tus vehículos y controlar los gastos, serán más que notorias en tu empresa, algunas de estas serán: 

  • Gracias a la labor del jefe de flota cada vehículo tendrá un buen uso según su capacidad de carga y recorrido.
  • Al ser la persona responsable, el jefe de flota vehicular sabrá y liderará los procesos para el mantenimiento de cada vehículo. Esto te ahorrará dinero en arreglos. 
  • En medio de su labor en la gestión de flotas, también capacitará a los conductores en la forma más económica de conducir, esto se traducirá a un ahorro considerable en gastos de combustible. 
  • El gestor de flotas será quien te mantendrá al tanto de la rentabilidad de una ruta, el estado de la misma y las posibles mejoras a realizar. 
  • Como jefe de flota, será una pieza clave en el cuidado de todos tus conductores, ya que este estará al tanto que todo tu personal cumpla con el cuidado de su seguridad y salud en el trabajo.

Como puedes notarlo, un gestor de flotas realiza un amplio y complejo grupo de tareas, donde las herramientas digitales pueden hacer la diferencia.

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Topics: Movilidad y control de gastos

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