Entrega de dotación laboral: ¿por qué es obligatoria y cómo cumplir con la ley?

La entrega de dotación laboral es una oportunidad para demostrarles a tus colaboradores el compromiso de la empresa por mejorar la calidad de vida en la organización. 

Esta prestación social es clave para fortalecer diferentes programas y estrategias de motivación y retención, y mejorar su compromiso y productividad. 

Pero más allá de los beneficios para empleado y empleador, la entrega de dotación es una obligación por ley

¿Cuáles son las leyes que regulan la dotación laboral en Colombia? ¿Qué es y quiénes tienen derecho a la dotación laboral? ¡Te lo contamos!

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Entrega de dotación por ley en Colombia:

En el Código Sustantivo del Trabajo se encuentran todos los apartes que necesitamos para definir la dotación de personal, sus circunstancias de entrega y las consecuencias por no cumplir con la norma (tanto para el empleado como para el empleador).

Se trata de 6 artículos, 4 sobre la norma y 2 sobre sanciones, que conforman la ley de dotación para empleados en Colombia. ¡Veamos!

¿Cuándo se debe dar dotación a los empleados? 

Artículo 230: suministro de calzado y vestido de labor

Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor al trabajador, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) meses el salario mínimo más alto vigente.  Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.

Lo que necesitas saber:

  • Reciben dotación los empleados que ganen hasta dos salarios mínimos y lleven más de 3 meses en la empresa.
  • La dotación es un par de zapatos y un vestido de labor (que puede variar según el cargo o necesidades de las tareas diarias).

¿Cuántas dotaciones se deben entregar al año?

Artículo 232: fechas de entrega de dotación laboral

Los empleadores obligados a suministrar permanente calzado y vestido de labor a sus trabajadores harán entrega de dichos elementos en las siguientes fechas del calendario: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.

Lo que necesitas saber: Debes entregar la dotación de personal tres veces al año, cada cuadro meses, cumpliendo con las fechas establecidas.

Lee también: ¿Cómo ahorrar en una empresa con la dotación laboral? 

Uso de la dotación para empleados

Artículo 233: uso del calzado y vestido de labor

El trabajador queda obligado a destinar a su uso en las labores contratadas el calzado y vestido que le suministre el empleador, y en el caso de que así no lo hiciere éste quedara eximido de hacerle el suministro en el período siguiente.

Lo que necesitas saber: esta es la única “sanción” para el empleado relacionada con la entrega de dotación. En caso de no usarla adecuadamente, pierde el derecho a recibir la siguiente.

Te recomendamos: ¿El valor de la dotación tiene un tope mínimo o máximo?

¿Cómo entregar la dotación por ley?

Artículo 234: prohibición de la compensación en dinero

Queda prohibido a los {empleadores} pagar en dinero las prestaciones establecidas en este capítulo.

Lo qué necesitas saber: posiblemente muchas empresas ignoran este punto, pero es muy importante señalar que la dotación de personal se entrega en especie, nunca en dinero.

Esto solo puede suceder cuando un empleado deja la organización y nunca ha recibido dotación, por lo tanto la exige y debe recibir una suma en dinero, no la ropa (pues al no trabajar en la empresa, no la usará de la forma que está destinada).

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Sanciones por no cumplir con la entrega de dotación laboral

Se trata de dos artículos que se aplican a todo el Código Sustantivo del Trabajo, pero que en el caso de incumplirse la entrega de dotación, pueden llegar a ser consecuencias para la empresa, dependiendo de la decisión de un juez:  

Artículo 485: Autoridades que los ejercitan

La vigilancia y el control del cumplimiento de las normas de éste Código y demás disposiciones sociales se ejercerán por el Ministerio del Trabajo en la forma como el Gobierno, o el mismo Ministerio, lo determinen.

Lo que necesitas saber: el Ministerio del Trabajo será el ente que imponga sanciones a las empresas que fallen en la entrega de dotación (en este caso).

Artículo 486: Atribuciones y sanciones

Los funcionarios del Ministerio de Trabajo podrán hacer comparecer a sus respectivos despachos a los empleadores, para exigirles las informaciones pertinentes.

Lo que necesitas saber: 

  • Los funcionarios del Ministerio pueden exigir distintos tipos de documentación para comprobar que algún derecho ha sido vulnerado.
  • Los funcionarios del Ministerio pueden presentarse sin previo aviso.
  • Las medidas que apliquen serán inmediatas.
  • Están facultados para imponer cada vez multas equivalentes al monto de uno (1) a cinco mil (5.000) veces el salario mínimo mensual vigente según la gravedad de la infracción. Lo anterior lo decide un juez y el dinero se destina al SENA.

¿Cuál es la mejor solución para la entrega de dotación por ley? 

Los bonos y tarjetas de Dotación Pass de Sodexo son la forma ideal de cumplir con tus obligaciones de ley. Los bonos o tarjetas de dotación no se consideran dinero en efectivo; por lo tanto cumplen con las reglas del Código Sustantivo del Trabajo y entregan muchísimas ventajas:

  • Reduces tiempos y esfuerzos logísticos y administrativos. 
  • Garantizas la correcta destinación del auxilio en más de 16.800 almacenes de ropa y calzado en el país.
  • Son de administración más sencilla. 
  • Ayuda a aumentar la motivación y satisfacción del empleado. 
  • Facilidad de uso y ahorro en papel.

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