¿Cómo crear un plan de movilidad en el trabajo? [Guía]

Identificar qué tipo de desplazamientos hacen tus colaboradores y buscar las mejores alternativas es clave para mejorar la movilidad en el trabajo.

Seguro te preguntarás, ¿por qué pensar en esto?, ¿cómo puede afectar la movilidad a mi empresa o a mis colaboradores? 

Es clave, principalmente, por tres razones:

  • Los posibles riesgos para tus colaboradores.
  • Los gastos que destinas a temas relacionados a viajes o recorridos laborales. 
  • La eficiencia y el buen manejo de los recursos y las herramientas de trabajo.

Crear un plan de movilidad en el trabajo te ayudará a tener claro y presupuestado estos factores, y hacerles la vida más fácil a todos los miembros de tu empresa. 

En este artículo te damos una guía para que comiences a controlar y mejorar la movilidad de los trabajadores. 

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5 pasos para crear un plan de movilidad en las empresas

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No solo las empresas con actividades económicas en el sector del transporte necesitan pensar, planificar y controlar la movilidad en el trabajo. 

De hecho, este es un tema que está relacionado directamente con la seguridad y el bienestar de los colaboradores.

“Los eventos de tránsito son la primera causa de muerte e invalidez en el trabajo, con cerca del 40% de los casos”.

Movilidad Segura, ARL Sura.

Según la ARL Sura, más del 70% de estos eventos de tránsito se presentan en empresas con actividad económica diferente al transporte, por ejemplo: servicios, educación, financiero, floricultor, entre otros.

Y la mayoría de los trabajadores afectados se desempeñaban en cargos diferentes al de conductor.

Teniendo clara la importancia de la movilidad laboral de recursos humanos, pasemos a los 5 pasos para mejorar la movilidad en el trabajo:

1. Identifica las necesidades de movilidad dentro de tu empresa

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Para garantizar la seguridad y facilidad de tus colaboradores a la hora desplazarse, debes comenzar por identificar sus necesidades. 

Es importante que conozcas cómo se desplaza cada uno de tus colaboradores, no solo para cumplir con las funciones propias de su puesto (en misión), sino también para ir y venir de sus casas hacia el lugar de trabajo (movilidad in itinere). 

¿Se movilizan en transporte público? ¿Tienen vehículo propio? ¿Usan bicicleta? ¿Caminan? ¿Cuentas con una ruta empresarial? 

Condensa esta información en un documento digital donde puedas filtrar y segmentar las diferentes necesidades de movilidad. 

2. Diferencia los tipos de movilidad laboral y desplazamientos

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Luego, debes diferenciar los tipos de desplazamiento que hacen tus colaboradores, según sus roles, entre estos tres:

  • Habituales: si deben desplazarse varios días a la semana de su casa al lugar de trabajo 
  • En misión: si deben visitar distintos lugares, diferentes a la oficina, para cumplir con sus labores; como visitas a clientes, presencia en diferentes sedes, etc. 

Es recomendable que tengas en mente, incluso, aquellos desplazamientos ocasionales, los que se dan “de vez en cuando”  o de manera excepcional.

Estas son algunas de las situaciones comunes que podrían generar esos desplazamientos: 

  • Se debe visitar un cliente para firmar un acuerdo, lo que implica que alguien se desplace.
  • Encuentros organizacionales en los que varios equipos deben llegar a un lugar determinado. 
  • Uno de los jefes se desplaza a distintas sedes de la empresa para reunirse con los líderes de diferentes áreas. 
  • Un ingeniero de sistemas debe visitar varias sedes de la empresa diariamente para resolver problemas técnicos. 
  • El gerente de una empresa debe hacer relaciones públicas y contactos permanentemente. 


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3. Identifica posibles riesgos

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Identificar el rol de cada trabajador en la vía, es decir, quién conduce, quién es peatón, pasajero o acompañante, te permitirá definir y priorizar focos de intervención.

Medidas de prevención como hacer campañas de sensibilización y establecer reglas internas y requisitos mínimos de movilidad laboral, será clave para evitar posibles riesgos que dependen de las dinámicas de tu empresa. 

Según datos de la ARL Sura, las motos representan el 40% de accidentes laborales, seguido de los automóviles, con un 17%.

cifras-100Así mismo, en este punto, debes tener en cuenta medidas de movilidad segura para tus trabajadores en medio de la pandemia por el covid-19. Analiza aspectos como:

  • Cuántos trabajadores deben realizar sus labores de manera presencial.
  • Posibilidad de horarios flexibles de entrada y salida para quienes deban desplazarse a las instalaciones. 
  • Procurar el uso de vehículo particular para el desarrollo de funciones laborales, para evitar el contagio en transporte público.

4. Haz un presupuesto para cubrir los gastos de movilidad necesarios

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Para los gastos de movilidad en el trabajo, es decir, aquellos que necesitan hacer tus colaboradores en pro de sus funciones, es indispensable que destines un presupuesto de antemano y le des un manejo adecuado.

¿Por qué?

Según el Artículo 107 del Estatuto Tributario, si los gastos corporativos son necesarios, proporcionales y cumplen con el principio de causalidad, podrán ser deducibles para tu organización.

Esto significa una base menor para la declaración de renta de la empresa y mayor rentabilidad para tu negocio.

5. Entrega beneficios de movilidad

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Dentro de tu plan de movilidad en el trabajo también puedes considerar:

  • Auxilio de transporte obligatorio: Recuerda que por ley debes entregarle este a todos los colaboradores que ganen hasta dos salarios mínimos. 
  • Beneficio laboral: Si cuentas con programas de beneficios y bienestar laboral, puedes incluir la entrega de bonos o tarjetas destinados a cubrir los gastos de movilidad. 

Este es un beneficio muy valorado por aquellos colaboradores con gastos fijos mensuales asociados a sus vehículos como la compra de gasolina, el mantenimiento, pago de lavadero, etc. 

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¡Mejora la movilidad en el trabajo con Diligo!

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No puedes irte sin que te contemos acerca de Diligo: nuestra completa solución de movilidad para tus colaboradores.

Se trata de una tarjeta que cualquier miembro de tu organización podrá usar en más de 3.300 estaciones de servicio a nivel nacional.

La puedes utilizar para cubrir diferentes necesidades:

Como herramienta de trabajo:

  • Cubre los viáticos de tus empleados cuando deban desplazarse por trabajo. 
  • Optimiza sus ingresos al no ser percibido como gastos de sus salarios.
  • Facilita el manejo administrativo con nuestros soportes contables.

Como beneficio de movilidad:

  • Ayúdales a cubrir los gastos de movilidad y mantenimiento de sus vehículos. 
  • Facilita la implementación de aumentos salariales.
  • Aumenta su motivación y compromiso en el trabajo.
  • Puedes pactarlo como un pago no salarial para ahorrar en costos laborales.

¿Qué puedes hacer con las tarjetas Diligo?

  • Adquirir gasolina.
  • Pagar el mantenimiento de vehículos.
  • Comprar el seguro obligatorio (SOAT).

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Topics: Movilidad y control de gastos

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