Pagos seguridad social

Dinamismo en el pago de la seguridad social de terceros

23 Enero 2024

El pago de seguridad social a trabajadores independientes es un tema crucial para las empresas que buscan cumplir con las obligaciones legales y brindar un entorno laboral justo y protegido. En el siguiente blog, se presentan 5 consejos fundamentales para las empresas que desean abordar eficazmente el pago de seguridad social a trabajadores independientes.

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¿Trabajas con contratistas, trabajadores independientes o terceros en tu empresa? ¡Este artículo es para ti!

Si es así, sabrás que debes organizar procesos internos para tener una correcta relación con este tipo trabajadores, mitigar el vínculo laboral, revisar sus aportes al sistema de seguridad social a través de la planilla PILA, realizar el pago de impuestos nacionales y municipales correspondientes y asegurar el pago de sus servicios y honorarios a tiempo.

Una tarea que puede resultar dispendiosa, pero que debe cumplirse para evitar sanciones y mitigar todo tipo de riesgos.

Por eso, en Pluxee, antes Sodexo te damos algunos datos claves que debes tener en cuenta y 5 consejos para entender las responsabilidades de los contratantes, en este caso tu empresa, en relación con los independientes.  

¿Cuándo se debe exigir la seguridad social a los independientes?  

Recuerda que esta obligación del tercero de realizar pagos a seguridad social, y la de tu empresa de verificar que se hagan correctamente, solo es obligatorio cuando el independiente percibe ingresos mensuales iguales o superiores a un salario mínimo legal vigente.  

¿Cuánto se debe pagar por seguridad social como independiente con la propuesta de Nueva Reforma Tributaria? (2022)

Actualmente, hay incertidumbre y dudas de cuál es el Ingreso Base de Cotización (IBC) de los trabajadores independientes, después de que la Corte Constitucional declarara inexequible el artículo 244 de la Ley 1955 de 2019, que permitía que cotizaran sobre 40% de sus ingresos, y no sobre 100%.

Sin embargo, recientemente, los ministerios de Trabajo, Hacienda y Salud emitieron un concepto que aclara la situación:

Se reincorporó el artículo 18 de la Ley 1122 de 2007, que establece que la cotización de los trabajadores independientes, contratistas de prestación de servicios, se efectúa sobre una base de cotización máxima de 40% del valor de los ingresos mensuales. Además, el pago debe hacerse mes vencido.

Esto quiere decir que los honorarios, comisiones y servicios que reciban los trabajadores independientes serán considerados como rentas de trabajo. Pero hoy, solo quienes contraten menos de dos trabajadores, se les puede aplicar la renta exenta de 25%, o pueden optar por solicitar costos y deducciones.

Con la nueva propuesta, se elimina ese requisito, por lo que todas las personas naturales que tengan rentas de trabajo pueden optar por ese beneficio, sin importar el número de empleados.

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Ahora con Pluxee Terceros puedes gestionar correctamente a los trabajadores independientes de tu empresa

5 consejos para gestionar a los trabajadores independientes en tu empresa

1. El pago de seguridad social es responsabilidad del tercero

Es importante resaltar que los trabajadores independientes son los responsables de realizar a tiempo y de forma correcta los aportes a la seguridad social, a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), para que la empresa haga el Documento de soporte para los que no están obligados a facturar.

2. Revisa que los pagos de seguridad social se realicen correctamente  

Pese a que los pagos de seguridad social se realizan por cuenta propia de los trabajadores independientes, las empresas son las encargadas de vigilar el cumplimiento de la norma.

Es decir que es tu responsabilidad realizar los cálculos del monto por el cual cada independiente debe cotizar y verificar que el tercero esté haciendo el pago correctamente.  

Además, debes verificar que la información entregada por el independiente a través de la PILA corresponda al ingreso percibido por el servicio prestado en tu empresa.  

Revisar los pagos de seguridad social de los terceros, les permite a las empresas blindarse frente a la UGPP, Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales.

3. Organiza el papeleo y centraliza las planillas

Aunque es obligatorio que tus contratistas presenten su pago de seguridad social a través de la planilla PILA. Recuerda que ahora no se genera una cuenta de cobro si no que la empresa que contrata a terceros debe generar el documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente.

Este es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.

El comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN.

Por fortuna, existen soluciones para gestionar y organizar este papeleo de forma adecuada como Pluxee Terceros, antes Nexoz, la plataforma digital que facilita la gestión operativa para el correcto pago de terceros.

Pluxee Terceros, antes Nexoz realiza la consecución de los documentos requeridos por la norma fiscal y de la seguridad social: RUT, ID, documento equivalente y planilla PILA, y los pone a tu disposición de forma 100% digital.  

Así, no tendrás que disponer de archiveros para almacenar toda esta información y papeleo o crear decenas de carpetas para realizar un seguimiento desde el almacenamiento virtual de tu empresa.

4. Realiza un adecuado pago de incentivos, comisiones, servicios u honorarios

Cuando las empresas cuentan con una fuerza comercial externa u otro tipo de terceros que les prestan sus servicios personales, deben garantizar el pago de honorarios, comisiones e incentivos a estos trabajadores.

Esto implica realizar los cálculos del pago de impuestos nacionales y municipales, como Retefuente y ReteiCA, que deben realizarse según los Art. 244 PND y Art 103, 105 y 383 del Estatuto Tributario.

Para un perfecto control y gestión de los procesos de pagos a trabajadores independientes, Pluxee Terceros, antes Nexoz es la solución idea porque:

  • Automatiza estos pagos a través una plataforma digital.
  • Garantiza el pago de seguridad social del tercero: salud, pensión y ARL.
  • Realiza las retenciones adecuadas y permite la deducibilidad del gasto.  

5. Dinamiza el pago a independientes con Pluxee Terceros, antes Nexoz

Pluxee Terceros, antes Nexoz es una plataforma 100% digital y segura que administra el pago de incentivos, honorarios y comisiones de terceros, y te ayuda a cumplir con la normatividad del pago a contratistas y trabajadores independientes.

Con nuestra solución:  

  • Evitas el papeleo y los grandes cálculos en el pago de contratos de prestación servicios con personas naturales u otro tipo de contratos no laborales.
  • Cumples con toda la normatividad vigente desde lo laboral y lo tributario.
  • Generas trazabilidad y optimizas los esfuerzos de tus áreas administrativas y contables.
  • Mitigas riesgos tributarios, laborales y reputacionales, perfeccionando las relaciones comerciales con los trabajadores independientes y contratistas.
  • Garantizas la deducibilidad del gasto en tu declaración de renta correspondiente al pago de terceros. 
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