oct 25 - 2016Administrar efectivamente una flota, implica muchas horas de trabajo encaminadas a optimizar cada uno de los aspectos que llevan al correcto funcionamiento de una empresa de transporte: la gasolina, el mantenimiento de los vehículos, los sistemas de control financieros, los GPS, uniformes y demás, hacen parte de los múltiples inconvenientes que, como líder, debes afrontar.
En este artículo vamos a enfocarnos en cómo el hecho de entregar efectivo a los conductores para que suministren gasolina a los vehículos de la flota, puede estar trayéndote más problemas que los que puedes dimensionar.
Toma el control en tus manos
Es necesario dejar de lado los sistemas de control manual, en donde el desembolso/reembolso de dinero frente al gasto de gasolina que cada vehículo tiene, se convierte en un proceso rutinario, ineficiente y tedioso que crea un verdadero caos y desorden administrativo.
El combustible es el gasto más representativo de un presupuesto y puede transformarse en un problema si no se cuenta con suficiente información que me permita gerenciarlo
¿Qué riesgos puedes estar enfrentando?
1. Realización de compras no autorizadas.
2. Gastos de operación no deducibles.
3. Falta de control frente al reaprovisionamiento de gasolina en los vehículos.
4. La legalización de gastos se convierte en un problema al no contar con soportes físicos.
5. Alteración en las facturas de compra.
6. Puede haber consumo extra de gasolina debido a desviaciones de ruta no autorizadas.
7. Se desconocen los detalles de las transacciones realizadas.
8. Extracción de combustible del vehículo para revenderlo.
Para un gerente de flota todas estas razones pueden ser las causantes de que sus vehículos hayan perdido efectividad y disminuido sus niveles de productividad. Pero ¿qué medidas se pueden tomar?
Uno de los mecanismos más utilizados son las tarjetas para flota combinadas con plataformas web, que permiten recibir información en tiempo real acerca de las compras que hacen los empleados conociendo todos los detalles relacionados con transacciones, cantidad de km recorridos y galones comprados, entre otros.
Con este tipo de herramientas puedes tener a la mano informes de gestión en línea, que te ayuden a reemplazar las antiguas planillas de control y llevar el paso a paso de los indicadores de cada automotor. Implementando procesos digitales y automatizados, evitarás futuros inconvenientes, errores o malentendidos frente al manejo de dinero.
Otro de los beneficios es que al tener toda la información organizada en una sola plataforma, los procesos serán más transparentes lo que ayudará a generar mayor confianza en cuanto a cada acción logística que se realice.
En tus manos está evitar seguir perdiendo dinero, enfrentando problemas financieros e incluso inconvenientes personales con tus conductores, teniendo a la mano soluciones integrales como éstas que pueden brindarte mayor seguridad y ayudarte a dar un salto de calidad en el control de tu flota de vehículos.
