Gastos de viaje: ¿Qué es el flete para un transportador de carga y cómo se calcula?

El flete o gastos de viaje es el costo no solo del alquiler del medio de transporte (camión o tractomula) para el traslado de mercancías, sino también es el precio del servicio que presta el transportador de carga.

Este incluye los gastos de combustible, los peajes, el mantenimiento del vehículo, parqueadero, hospedaje, alimentación, y su utilidad o “ganancia”.

Según el tipo de carretera, si está con mayor deterioro o no, el costo de operación también tiene una variación considerable porque el transportista incluye el valor de la depreciación de su vehículo.

Esta es la fórmula típica para el cálculo de la tarifa del flete:

Las empresas cuando tercerizan su flota deben pagar grandes cantidades de dinero para subsidiar los fletes y gastos del viaje del conductor. 

Por eso, en este artículo queremos contarte más acerca de la Ley de bancarización, la legalización y deducibilidad de estos gastos y una nueva solución de Sodexo para gestionar los viáticos y gastos de combustible de tu flota tercerizada. ¡Sigue leyendo!

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¿Qué es la Ley de bancarización?

La ley de bancarización es la manera que tiene el estado colombiano por medio del sistema financiero de hacer un registro, control y seguimiento de los pagos que se realicen a favor de cualquier persona y empresa, esto con el fin de mitigar la evasión de impuestos.

Con esta ley ya no está permitida la deducibilidad del gasto de pagos en efectivo porque debe estar soportado en facturas.

Al limitar el uso de efectivo, en artículo 771-5 del Estatuto Tributario señala cuáles son los medios de pago aceptados fiscalmente:

• Tarjetas de crédito.
• Tarjetas débito.
• Depósitos en cuentas bancarias. 
• Giros o transferencias bancarias.
• Cheques girados al primer beneficiario.

¿Cómo afecta el peso de la carga en el consumo de combustible?

Legalización de los gastos de viaje

Según el artículo 771-2 del Estatuto Tributario para poder deducir los gastos de viaje en la declaración y legalizarlos frente a la DIAN se debe contar con las facturas que cumplan con los siguientes requisitos: 

• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. 
• Fecha de expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.

En la mayoría de ocasiones, los conductores que van en carretera de un municipio a otro o de una ciudad a otra no encuentran lugares que cuenten con este tipo de soportes y esto es una dificultad mayor para las empresas porque no tienen la manera de legalizar estos gastos de viaje.

Por eso, queremos contarte cuál es la nueva solución de Sodexo para gestionar los viáticos y gastos de combustible de tu flota tercerizada.

Lo que debe saber el encargado de la gestión de flotas de tu empresa

Wizeo Gastos la nueva solución de Sodexo para tu flota tercerizada

Mensualmente tu empresa puede estar gastando mucho dinero en anticipos y viáticos para los conductores terceros, los gastos asociados al flete suelen ser alrededor del 30% en combustible y el 70% restantes en gastos del viaje.

Con Wizeo Gastos generas un alivio para tu compañía, porque es una tarjeta de crédito que podrás entregar a tus terceros, es muy útil para controlar y administrar los gastos de viaje. ¡Es la solución que estabas buscando para tu flota tercerizada!

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Beneficios para la empresa

• Trazabilidad y control de los gastos de viáticos y combustible de los conductores terceros.

• Ahorro y eficiencia porque al entregar una tarjeta, evitas dar anticipos en efectivo, cheques o transferencias bancarias.

• Deducibilidad del gasto (IVA detallado) y flujo de caja por entrega diaria.

Beneficios para los conductores terceros

• Disponibilidad de retirar en efectivo el 30% del valor total de la tarjeta en las Estaciones de Servicios aliadas.

• Acceso a una amplia red de servicios: peajes, alimentación, hospedaje, parqueadero, lavadero, combustible y mecánica.

• El conductor tercero no recibe el pago directamente en su cuenta, por lo que no verá afectado sus ingresos y ni su declaración de renta.