¿Qué son los gastos administrativos? 30 ejemplos a tener en cuenta

¿Qué son los gastos administrativos de tu empresa y cuáles debes tener presente en el día a día de tu empresa?

La rentabilidad y productividad de cualquier organización comienza por el control eficaz de todos sus gastos.

Si buscas que tu negocio, sin importar su tamaño, alcance la máxima eficiencia y ganancia, debes comenzar por tener todas las cuentas claras frente a esos gastos que no tienen que ver necesariamente con la producción.

La planeación de este tipo de gastos en una empresa puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Conoce a profundidad de qué se tratan los gastos administrativos, reconoce cuáles aplican para tu marca e identifica a cuáles debes ponerle la lupa de ahora en adelante.

¿Qué constituye los gastos administrativos?

Toda empresa, por lo general, tiene dos tipos de gastos: los gastos técnicos y los administrativos. 

Entonces, ¿cuáles son los gastos administrativos?

Los gastos de administración son necesarios para el funcionamiento básico de una empresa; y, a diferencia de los operativos, no tienen una implicación directa en la calidad del producto terminado.

Son aquellos gastos necesarios para el funcionamiento a nivel administrativo de la empresa. Es decir, no se encuentran relacionados con la actividad específica que realiza la empresa (como fabricación y ventas), pero que son esenciales para que la compañía funcione correctamente.

Esto no significa que sean menos necesarios: los costos de administración y ventas  son vitales para el éxito, siempre y cuando estén dirigidos a aumentar la eficiencia y la calidad de una organización por dentro. 

Veamos algunos ejemplos de gastos administrativos para entenderlo mejor. 

Conoce cuáles son los requisitos para la deducción de gastos en una empresa✅

30 tipos de gastos administrativos (ejemplos)

Hay tanto tipos de gastos como tipos de empresas. Estos dependen del tamaño del negocio, el número de colaboradores, el lugar donde desempeñen las funciones, y muchas otras aristas. 

Miremos cuáles son los más comunes en las empresas:

Gastos de logística

• Alquiler de locales para desempeñar funciones administrativas.
• Aire acondicionado o calefacción.
• Agua potable, energía eléctrica y conexión a internet. 
• Cuentas de teléfono.
• Cafetería.
• Estacionamientos, combustible y mantenimiento de vehículos, correctivo o preventivo.
• Mantenimiento de oficinas, equipos y muebles.
• Servicio de correspondencia masiva, local, nacional e internacional.
• Carnets o tarjetas de identificación del personal.
• Útiles de escritorio y de aseo.
• Servicio de vigilancia.
• Servicio de limpieza.

Gastos de Recursos Humanos

• Movilidad para trabajos que sean extraordinarios.
• Presupuestos para uniformes.
• Presupuesto de botiquín.
• Atenciones especiales a clientes, proveedores y empleados.
• Capacitación y entrenamiento de forma centralizada y descentralizada.
• Presupuesto para celebraciones del personal.
• Presupuesto para refrigerios gerenciales, comunes y para trabajos extraordinarios.

Gastos de Marketing

• Viajes de negocios y relacionamiento con clientes.
• Pronósticos de eventos de fidelización e institucionales.
• Marketing directo.
• Imagen institucional e imagen por producto.
• Publicidad de productos y mensajes institucionales.
• Investigaciones de mercado.
• Avisos y publicaciones.
• Imagen por producto e imagen institucional.
• Diferentes eventualidades.

Otros gastos corporativos

• Los salarios del personal (que no estén vinculados a la producción).
• Los honorarios del asesoramiento legal y contable de la empresa.

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¿Cómo controlar los gastos administrativos?

Sabemos que mantener las cifras claras puede ser una de las tareas más difíciles y al mismo tiempo importantes en tu empresa.

Pero es clave contar con una buena asesoría financiera y planear tu presupuesto de gastos administrativos y de ventas, para lograr la competitividad que deseas. 

En 1 de cada 5 empresas, los gastos corporativos no cumplen con las políticas establecidas, según el estudio realizado por la consultora de marketing Numsight.

No contar con una política de gastos en tu empresa puede generar malestar en los líderes contables y financieros, ralentización de los procesos, consumos fraudulentos y fugas de dinero. 

Estos son los tres gastos que te recomendamos controlar de la forma más rigurosa posible:

Gastos corporativos y de relacionamiento

Siempre que necesites cubrir los costos de viajes laborales que realicen tus colaboradores, evita realizar consignaciones a sus cuentas o entregar dinero en efectivo. 

Lo mejor es presupuestar con anticipación cuáles serán los gastos (hospedaje, alimentación, viáticos) y entregarle una tarjeta que le permita hacer todas las transacciones.

Así sabrás con exactitud el monto de los pagos, la razón, el lugar, el horario, entre otros detalles importantes para validar la correcta destinación.

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Herramientas de trabajo

¿Estás implementando el teletrabajo en tu empresa? Es importante que les entregues a tus colaboradores las herramientas necesarias para trabajar desde casa. 

No solo la adecuación de su oficina sino también los materiales y la papelería, si es el caso. 

Pero para que no pierdas el control de este tipo de gastos, evita la entrega de dinero en efecto y hazlo de manera electrónica y digital. 

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Gastos de movilidad

Para la movilidad corporativa siempre será mejor opción buscar un sistema de transporte empresarial que unifique todos los gastos en un solo lugar, en vez de consignar dinero a tu personal y pedir facturas manuales. 

Esto te ayudará a agilizar el proceso de legalización de gastos y a evitar la destinación de recursos de tu empresa a viajes que no estén relacionados con su funcionamiento.

Para que los gastos de tu empresa sean deducibles en la declaración de renta, estos deben ser necesarios, proporcionales y cumplir con el principio de causalidad, según el Artículo 107 del Estatuto Tributario.

Así que, no olvides planear tu presupuesto anual y destinar allí un porcentaje de gastos administrativos específico. 

Luego, hazles seguimiento, contrólalos y optimízalos al máximo para comenzar a percibir más ganancias.