¿Cómo hacer un contrato para trabajadores independientes?

Estos son los elementos que debes tener en cuenta a la hora de construir un contrato para contratistas independientes. Conócelos aquí.

Supongamos que necesitas instalar armarios nuevos en la sede de tu empresa o hacerle mantenimiento a algunas máquinas, y has decidido que es mejor que alguien capacitado, un tercero, se encargue de eso la próxima semana. 

No necesitas generar un vínculo laboral, así que decides acudir a trabajadores independientes. 

Esta es una modalidad de contratación común, incluso más al inicio de un nuevo año, y por eso vamos a explicarte cómo tu empresa puede prepararse para acudir a contratistas sin cometer errores en el proceso.Nueva llamada a la acción

¿Qué es un contratista (persona natural o jurídica)? 

Ten en cuenta que un contratista independiente es la persona natural o jurídica (otra organización) que es contratada por tu empresa para ejecutar las actividades o servicios que le encargues. 

Estos contratistas están regidos por las normas de contratación estatal, es decir, no poseen un vínculo laboral con tu empresa y, por lo tanto, ninguna relación de subordinación.

Por eso, a un contratista no se le puede exigir con el cumplimiento de horarios, ni imponérsele un reglamento. 

Además, tu empresa no será responsable de:

  • Pago de cesantías.
  • Vacaciones.
  • Primas o beneficios extralegales. 

En esta figura, tu empresa tendrá que cumplir únicamente con los honorarios acordados en el contrato. 

Como organización, debes apostarle siempre a la claridad al momento de trabajar con contratistas: ser claro, desde el inicio, con los requisitos que deben cumplir para trabajar con tu empresa. Por ejemplo:

  • Entregar el formato para pasar las cuentas de cobro o las fechas para hacerlo.
  • Dar orientaciones adecuadas sobre cuáles son los entregables o avances que esperas.
  • Comunicar si existen riesgos asociados al cumplimiento de sus funciones.

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¿Cómo contratar trabajadores independientes sin correr riesgos?

Empecemos hablando del concepto de afiliación, entendido como el proceso administrativo que tu empresa debe llevar a cabo para la inscripción de empleados al sistema de seguridad social. 

Lee también: 5 tips para el pago de seguridad social para independientes 

Cuando se trata de contratistas independientes, son ellos los que deben garantizar y evidenciar su afiliación previa a los sistemas de salud y pensiones en modalidad de independientes.

Antes de comenzar a trabajar con contratistas, debes tener en cuenta:

1. Verifica el pago de la seguridad social de los contratistas. 

Tu empresa debe verificar periódicamente que los contratistas cumplen con sus aportes a la seguridad social.

Te recomendamos: ¿Por qué verificar pagos de seguridad social de los trabajadores independientes?

2. Garantiza la cobertura de riesgos laborales.

Con relación al Sistema General de Riesgos Laborales, la afiliación debe hacerla la empresa y el contratista puede escoger su Administradora de Riesgos Laborales (ARL). 

Cuando los trabajadores independientes laboren en actividades con clase de riesgo I, II o III (definidas en el Decreto 1607 de 2002), le corresponde al contratista pagar el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales. 

En cambio, si la actividad es de alto riesgo (riesgo IV y V) tu empresa, como contratante, es responsable del trámite de liquidación de aportes y pago de la cotización a la ARL.

Te puede interesar: Pago de seguridad social y ARL de contratistas en el sector de la construcción. 

3. Necesitas un contrato por escrito

Para trabajadores independientes, la modalidad más conocida de contratación es el contrato de prestación de servicios, aunque también existen independientes que trabajan bajo la figura de contratos de comisiones o corretaje. 

4. Aplica las deducciones obligatorias por ley 

De acuerdo con la Dian, la retención en la fuente se aplica a trabajadores independientes en tres casos: 

  • Retención en la fuente por servicios.
  • Retención en la fuente por honorarios.
  • Retención en la fuente como independientes, de acuerdo con el tipo de prestación de servicios. 

En el caso de honorarios y comisiones (personas jurídicas), la retención será del 11%

Lea también: Garantiza los correctos aportes a la seguridad social en tu empresa

¿Cómo hacer un contrato de prestación de servicios? (Modelo) 

Un contrato es un acuerdo de voluntades, el respaldo que tu empresa necesita con cualquier proveedor de bienes y servicios. 

En este documento escrito quedan especificados, con toda la exactitud y el detalle necesario, los requerimientos técnicos, administrativos y los resultados que se esperan de ese vínculo contractual. 

A diferencia del contrato laboral, en el contrato de prestación de servicios hay una amplia libertad, es decir, ambas partes pueden acordar casi cualquier cosa siempre que esto no se traduzca en violación a la Ley.

Un contrato de prestación de servicios necesita de un conjunto de datos o información mínima que es imprescindible para garantizar un proceso transparente. 

Te damos un modelo de contrato para contratistas e independientes con los puntos que debe llevar:

Nombre del contratante: 

El nombre de tu empresa u organización acompañado del Número de Identificación Tributaria NIT. 

Nombre del contratista e identificación: 

El nombre de la persona (para personas naturales) o de la empresa que te prestará su servicio (para personas jurídicas) con su Cédula de Ciudadanía C.C o Número de Identificación Tributaria NIT. 

Objeto del contrato:

En este apartado se incluyen las obligaciones específicas o los entregables esperados por parte del contratista.

Valor total del contrato: 

En letras y en números debe especificarse cuánto pagará tu empresa al contratista por el bien o servicio pactado.

Forma de pago: 

Tu empresa debe aclarar en el contrato cómo serán pagados sus honorarios, por ejemplo, si se pagarán porcentualmente.

Duración del contrato: 

Algunos contratos basados en proyectos no tienen una fecha de finalización y se dan por terminados cuando tu empresa, como contratante, ha aprobado todos los productos del proyecto. Otros contratos tienen una fecha límite. 

Cláusulas adicionales al contrato:

Como decíamos antes, un contrato de prestación de servicios es tan adaptable como tu empresa lo necesite, de acuerdo con sus requerimientos. 

Por eso, cada contrato de prestación puede contar con cláusulas adicionales según tus necesidades, como:

  • Cláusulas de confidencialidad.
  • Cláusulas de propiedad intelectual.
  • Cesión del contrato o cláusulas de incumplimiento: es decir, aquella que estipula que el incumplimiento de determinadas obligaciones hará responsable al contratista de los perjuicios y/o daños ocasionados.

Firma de las partes

Este último paso para darle vía libre y, sobre todo, validez a esta nueva contratación. 

Contrato de comisión de ventas 

Existe una modalidad de contratación llamada contrato laboral aleatorio y tiene este nombre porque está reservado solo para el sector de ventas, es decir que se paga por comisiones. 

En este contrato no se paga por tiempo laborado sino según las ventas del trabajador y las prestaciones sociales se liquidarán sobre el promedio mensual devengado. 

Nunca será inferior a un (1) SMMLV, a pesar de que el trabajador haya recibido menos en comisiones.

¿Cómo contratar a una fuerza de ventas externa para tu empresa? Paso a paso

¿Qué documentos debo solicitar al independiente para contratarlo?

A medida que tu empresa va creciendo es probable que aumente el número de contratistas. Asegúrate de tener la documentación de cada uno de tus trabajadores independientes organizada y bien gestionada. 

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¿Puedo despedir a un contratista?

Debes recordar que, cuando se trata de un contrato de prestación de servicios, no se habla de una relación laboral sino de incumplimientos al contrato. 

Teniendo en cuenta esto, el contratante puede dar por terminado el contrato de servicios en cualquier momento si considera que el trabajador independiente no ha cumplido con lo pactado. 

Este tipo de contratos no pueden demandarse ante un juez laboral y deben demandarse ante un juez civil o administrativo. 

¿Qué pasa si un trabajador independiente no paga su seguridad social?

Todo trabajador independiente debe hacer sus aportes a la seguridad social por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) para posteriormente enviarla a sus contratantes. 

Si un trabajador no paga estos aportes, se expone a no recibir servicios de salud y a sanciones de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales. 

Tu empresa, como te mencionamos antes, tiene la obligación de vigilar estos aportes. No hacerlo puede traerle riesgos tributarios, laborales y reputacionales.

Estos son los requisitos para la deducción de gastos por pagos a independientes.  

Sabemos que todo lo relacionado con contratistas implica trámites de tiempo y organización, por eso en Sodexo tenemos una solución para apoyarte con esta tarea administrativa. 

Se llama Nexoz, una plataforma que te ayuda a cumplir con la revisión de estos aportes a seguridad social, mitigar el riesgo de vinculación laboral y agilizar todos los cálculos asociados a pagos y deducciones. ¿Te contamos más? ¡Haz clic en la imagen!

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Topics: Crecimiento empresarial

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