Plazos para la nómina electrónica y todo lo que necesitas saber sobre esta medida

Te respondemos tus preguntas sobre la nómina electrónica para el 2021, la nueva medida de la Dian para los empleadores.

Este año, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia, Dian, expidió la Resolución 0013 del 11 de febrero de 2021.

Este documento regula cómo, cuándo y quiénes deberán presentar la nómina electrónica en Colombia; y que, junto a la factura electrónica, impulsa la digitalización de las empresas.

Según los plazos de la Dian, se estima que este año todas las empresas, sin importar la cantidad de empleados, deben estar emitiendo el documento digital, mes a mes. 

Sabemos que esta información toma por sorpresa a muchos empleadores y por eso queremos resolverte todas las dudas sobre qué es la nómina electrónica, quiénes deben implementarla, cada cuánto, y otros detalles más que debes conocer. 

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¿Qué es la nómina electrónica en Colombia?

Comencemos por entender los detalles básicos de la nómina electrónica para el 2021:

¿Quiénes están obligados a implementar la nómina electrónica?

Así tengas uno o más de 250 empleados: el requisito de la nómina electrónica cobija a todos los contribuyentes. ¡Miremos!

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Calendario de implementación de la nómina electrónica (2021)

Este es el nuevo calendario de la nómina electrónica para el 2021 con sus respectivos plazos, fijado por la Dian en la Resolución 0037 del 5 de mayo de 2021:

¿Qué información debes incluir en la nómina electrónica de tu empresa?

Seguro te estarás preguntando qué tipo de información debes incluir en la nómina electrónica. 

Algunos no tienen claro si, además del salario, deben incluir los incentivos, reconocimientos o beneficios laborales que les entregan a sus colaboradores a través de los bonos y tarjetas de Sodexo. 

La respuesta es: ¡sí! La nómina electrónica debe incluir TODOS los pagos que realizas a tus colaboradores y sus respectivos conceptos. 

¡Miremos con más detalle!

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Beneficios de implementar la nómina electrónica en tu empresa

Aunque este requerimiento de la Dian puede significar un gran esfuerzo en tus áreas contables, administrativas y financieras; también te trae otras ventajas:

Facilidad:

Podrás generar colillas de pago digitales, de forma más rápida y sin papeleo, al tener la información digitalizada a la mano.

Nómina de empleados en la nube:

Tu empresa y sus colaboradores podrán acceder a su nómina en cualquier momento y desde cualquier lugar, a través de la plataforma de la Dian.

Datos y estadísticas:

Al consolidar toda la información en un software contable, podrás analizar los costos del talento humano de tu empresa.

Seguridad:

Con documentos electrónicos, reduces la posibilidad de que tus archivos de nómina se pierdan.

Deducciones tributarias: 

Podrás llevar un control riguroso de los gastos que puedes deducir, a la hora de preparar la declaración de renta.

Tres recomendaciones para preparar la nómina electrónica en tu empresa

Por último, queremos dejarte tres consejos claves para esta obligación que debes adoptar dentro de pocos meses:

Estandariza la información de la nómina de empleados:

• Revisa el documento: «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica», incluido en la resolución de la Dian. 
• Y luego, consolida y estandariza, bajo los mismos criterios, todos los pagos que realizas a tus colaboradores: incluyendo los pagos, las deducciones y las retenciones. 

Reúne mensualmente la información de la nómina:

Aunque el pago de la nómina de tu empresa sea semanal, catorcenal o quincenal, crea un nuevo formato (ojalá, automatizado) para reunir la información mensual, como lo requiere la Dian.

Así no te verás en apuros a la hora de preparar el documento digital que deberás enviarle a la entidad en los primeros 10 días de cada mes.

Buscar un software contable

Para facilitar el proceso de mapear y extraer todos los datos que necesitas presentarle a la Dian, la mejor opción es contar con un software contable. 

¿Por qué? Te ahorrará tiempo, evitarás errores y reprocesos, y recibirás respaldo y seguridad de toda la data que reúnas. 

La Dian ha habilitado más de 90 proveedores tecnológicos en el país que pueden prestar este servicio.