¡Gestionar los gastos de una empresa con Gastos Pass Corporate es eficiencia!

Te contamos cómo puedes controlar los gastos de una empresa y cómo facilitar la gestión con nuestra solución a la medida.

En las empresas, como en nuestros hogares, consideramos un gasto a toda suma de dinero que debemos pagar y que impacta directamente sobre nuestros presupuestos y liquidez. 

Hay de muchos tipos: gastos administrativos, de producción, de inversión; pero, en general, todos influyen en la reducción del margen de ganancia de una compañía. 

¿Y qué pasa cuando no controlamos lo que gastamos? Podemos caer en el derroche, en la ineficiencia e, incluso, llegar a tener serios problemas financieros. 

Por eso, queremos contarte para qué sirve una gestión eficiente de los gastos corporativos y cómo, en Sodexo, te ayudamos a hacerlo más fácil.

Para qué sirve la gestión de gastos de administración

 

No importa el tamaño de tu empresa: conocer cuáles son tus gastos fijos y extras, y controlar los topes y límites, será clave para mejorar el rendimiento y la productividad. 

Aunque no sea posible destinar los asuntos financieros y contables a un único departamento, es importante que tengas por lo menos a una persona encargada de monitorear los costos y gastos de la empresa. 

¿Por qué?

Llevar un control riguroso del volumen del gasto te va a permitir analizarlos mejor y entender de qué forma impactan sobre la rentabilidad y el desarrollo del negocio, para así poder tomar decisiones basadas en datos.

Veamos entonces cómo puedes hacerlo. 


Lee también: Estrategias para recortar gastos de una empresa a corto plazo.

Pasos para gestionar los gastos corporativos de manera eficiente

Identifica el tipo de gastos

Aparte de los costos directos de producción, reconoce cuáles son los gastos fijos y los gastos extras que tu empresa debe hacer, sí o sí, para que funcione correctamente. Mira este ejemplo:

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Gastos fijos:

 

  • Compra de material de oficina (gastos de papelería).
  • Arriendos de inmuebles y equipos.
  • Gastos de servicios públicos.
  • Gastos financieros y administrativos.
  • Nóminas, salarios y seguridad social.

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Gastos extras (variables): 



  • Servicios prestados por trabajadores independientes.
  • Gastos de viajes empresariales.
  • Gastos de representación.
  • Atención a clientes.
  • Mantenimiento y reparaciones de equipos o instalaciones.
  • Gastos de movilidad propios de la empresa y su actividad.

Haz una política y un presupuesto de gastos

Luego de que tengas la lista de todos esos posibles gastos, crea (si aún no lo tienes) un presupuesto mensual, semestral y anual, que incluya los gastos fijos. 

Para los gastos extras, puedes estimar un presupuesto acompañado de una política que incluya:

  • Topes máximos a pagar en alimentación o transporte. 
  • Formas de pago de los gastos corporativos. 
  • Requisitos para la correcta legalización de gastos. 
  • Tipo de gastos que la empresa no puede cubrir. 
  • Excepciones. 

Por ejemplo, podrías limitar el presupuesto mensual de invitaciones a restaurantes por comercial; o un tope máximo del valor de una noche de hospedaje o una cena, para el caso de los viajes empresariales.

Comprueba que cada gasto cumpla la política

Para asegurarte de que tu política de gastos corporativos se cumpla, debes revisar la razón de cada gasto. Puedes hacerlo de dos formas:

  • Después del gasto: consiste en verificar, manual o automáticamente, el sustento del gasto (factura) y aprobarlo en caso de que cumpla con la política. 
  • Antes del gasto: anticipar el gasto a través de un medio de pago (como la tarjeta) que solo permita hacer aquellos consumos definidos por la empresa. 

 

Evalúa los resultados de los gastos de tu empresa

Una vez cierres el año, haz una evaluación para revisar si tu cálculo inicial se cumplió y analizar qué tipo de gastos se están saliendo del presupuesto y por qué.

Esto te servirá para crear un nuevo presupuesto más aterrizado o ajustar ciertas políticas que no se estén adecuando a las necesidades de tus equipos de trabajo.


Te recomendamos: 30 gastos administrativos que debes tener bajo control ✔

8 razones para controlar los gastos empresariales con Gastos Pass Corporate

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¡Ya es hora de dejar atrás el control y la legalización manual de los gastos de tu empresa! 

Con las tarjetas Gastos Pass Corporate de Sodexo podrás cubrir los gastos de un colaborador que se encuentre efectuando sus labores fuera de la sede habitual de trabajo.

Esto incluye todos sus gastos de manutención, alojamiento y transporte, o aquellos que le permiten un mejor y mayor relacionamiento con los clientes.

Esta solución te permitirá:

1. Administrar los gastos corporativos de tus colaboradores:

Podrás asignar las tarjetas a cada empleado, cargarla exclusivamente con el dinero presupuestado y fijar condiciones de uso, según tus necesidades, a través de una plataforma digital.

2. Evitar anticipos en efectivo y consignaciones a las cuentas de nómina:

Así garantizas que este dinero no sea considerado un ingreso tributario para tu colaborador (pues no hace parte de su remuneración) a la hora de calcular su retención en la fuente y declaración de renta.

3. Reducir la posibilidad de fraudes y fugas de dinero

Con nuestra tarjeta Gastos Pass Corporate podrás comprobar el destino real de los recursos y otros detalles importantes como: hora de la transacción, detalle de la compra, lugar exacto.

Guía para crear un plan la movilidad en el trabajo (otro gasto empresarial clave) ✅

4. Agilizar la legalización de gastos

Disminuye la carga operativa de tus áreas administrativas y financieras, ya que no perderán tiempo en la verificación y cruces de recibos de forma manual por cada compra.

5. Facilitar la labor a tus colaboradores

Elimina la tediosa labor de legalizar cada factura de gastos en cada viaje. Además que no tendrán que esperar la autorización de cada gasto, al definir previamente el saldo destinado al viaje o desplazamiento.

6. Brindar múltiples soluciones a través de un solo medio

Tus colaboradores podrán usar nuestra tarjeta en una amplia red de comercios de alimentación, alojamiento, transporte terrestre y parqueaderos a nivel nacional. Aquí te mostramos todos los negocios aliados de Sodexo.

7. Centralizar toda la gestión de gastos en un solo lugar

Solicita tu reporte de consumos y recibe una única factura por todos los gastos de viaje, evitando la administración de varios proveedores.

8. Garantiza la deducción de gastos

A través de la planeación de los gastos y de un correcto uso de nuestras tarjetas, te ayudamos a garantizar la deducción de todos tus gastos corporativos, siempre y cuando cumplan con los requisitos (necesidad, proporcionalidad y causalidad). 

¡Ya sabes! Con Gastos Pass Corporate podrás controlar dónde, en qué momentos y hasta cuánto pueden gastar tus colaboradores. Y así, prevenir fraudes y evitar el malestar del personal por gastos no aprobados.

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Topics: Movilidad y control de gastos

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