Auxilio de rodamiento: ¿qué es y cómo entregarlo a tus empleados?

Administrar correctamente los gastos de tu empresa es una estrategia clave para optimizar dinero y el auxilio de rodamiento es uno de esos asuntos que debes tener bajo control para lograrlo

En este artículo te contamos todo lo que debes saber al respecto: qué es, cuál es su reglamentación en Colombia, por qué y cómo entregarlo. 

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¿Qué es el auxilio de rodamiento en Colombia?

Es un auxilio de movilización que la empresa le paga a los trabajadores que aportan o utilizan su propio vehículo, ya sea automóvil o moto, para desarrollar actividades relacionadas con el contrato laboral.

Este auxilio se considera un tipo de viático o gasto de representación reglamentado en al artículo 130 del Código Sustantivo de Trabajo en Colombia:

• Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
• Siempre que se paguen viáticos debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
• Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.

El auxilio de rodamiento no aplica cuando el vehículo del trabajador no es utilizado para trabajar sino para movilizarse del trabajo a la casa o viceversa y suele ser entregado a quienes se dedican a vender, visitar clientes u otras tareas que impliquen el desplazamiento de un lado a otro.

¿Cuánto es el auxilio de rodamiento? 

La ley no determina un valor específico para el auxilio de rodamiento, este lo deben acordar ambas partes. Este monto debe reconocer al trabajador el valor del combustible, mantenimiento y desgaste propio del vehículo.

Para fijar el monto de este auxilio se pueden tomar en cuenta aspectos como:

• Tipo de vehículo: moto, automóvil, camioneta, etc.
• Frecuencia: varias veces al día, una vez al día, un día a la semana, espóradico.
• Distancias recorridas: si es solo dentro de una ciudad o es intermunicipal.
  
  

Diferencias entre el auxilio de transporte y el auxilio de rodamiento

Según la ley colombiana, el auxilio de transporte es una prestación social obligatoria que se entrega a trabajadores que ganen hasta dos salarios mínimos mensuales vigentes y estén vinculados a la empresa hace, por lo menos, tres meses.

En cambio, el auxilio de rodamiento es voluntario y depende del consenso entre trabajador y empleador.

Además, es posible que el auxilio de rodamiento se pacte como un pago no salarial, teniendo en cuenta el límite tributario de este tipo de pagos, es decir, sin superar el 40 % de la remuneración total. 

¿Cómo entregar el auxilio de rodamiento en tu empresa? 

Este auxilio que ofreces a tus trabajadores puede convertirse en un dolor de cabeza si no le das el manejo adecuado. 

Sobre todo cuando debes proporcionarlo a un numeroso grupo de trabajadores que usan sus propios vehículos para realizar sus labores, pues puede tornarse en una fábrica de gastos innecesarios.

¿La clave? Dejar de lado el manejo de efectivo y facilitar el proceso con bonos y tarjetas de gasolina para empresas.

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¿Por qué entregar el auxilio de rodamiento en tarjetas y bonos de gasolina para empleados?

Te contamos 10 razones por las que entregar el auxilio de rodamiento con Diligo, nuestras tarjetas de gasolina para empleados, es mucho más eficaz para tu empresa.

1. Entrega el monto exacto en la tarjeta de combustible

Adjudicar el valor real del auxilio de rodamiento en efectivo puede generar malos cálculos y pequeñas pérdidas por vehículo.

Cuando el funcionamiento de tu empresa depende constantemente de ese tema, esos pequeños errores se suman para volverse en grandes pérdidas.

Con el uso de bonos y tarjetas puedes controlar de forma exacta esos gastos, ya sea por trabajador o por sede, y tener un control contable riguroso.

2. Facilita el manejo administrativo de los gastos de rodamiento

Controlar un número determinado de bonos y tarjetas es mucho más fácil que controlar diferentes sumas de dinero.

Dale un descanso a tu departamento administrativo y contable presentando una alternativa mucho más fácil de repartir, centralizando todos los gastos en un solo lugar y facilitando su legalización y deducción.

3. El auxilio de rodamiento correcto en las manos correctas

Los bonos y tarjetas pueden personalizarse para que sean usados únicamente por el trabajador elegido. Así evitas que sean transferidos (o en el peor caso sean negociados de forma secreta), lo cual se transforma en una perdida para la empresa.

También es la mejor opción si tus colaboradores manejan vehículos de la empresa, con la tarjeta de combustible podrás controlar la cantidad de gasolina que consumen.

4. Garantiza la correcta destinación del beneficio

Si entregas el auxilio de rodamiento en efectivo corres el riesgo que sea usado de forma indebida o para tareas que no ha sido destinado. Los bonos o tarjetas aseguran que el auxilio se use de forma correcta.

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 5. Facilita la vida de tu trabajador con la tarjeta de gasolina para empleados

Ofrecer beneficios a tus empleados tiene un objetivo claro: hacerles la vida más fácil. Con ello les quitas cargas y preocupaciones que impiden que desarrollen su trabajo cómodamente, por lo tanto, impulsa la motivación y la retención laboral.

Manejar dinero en efectivo de la empresa y el control que requiere por parte del área administrativa no es el proceso favorito de nadie.

Tampoco las restricciones que puede generar en su uso. Pero los bonos y tarjetas pueden solucionar esas molestias generalizadas.

 6. Reduce riesgos de pérdidas o robos

Movilizarse con dinero en efectivo de la empresa es un riesgo para los trabajadores. Usar bonos y tarjetas para el auxilio de rodamiento reduce ese riesgo, dado que son recursos personalizados y de uso controlado, por lo tanto, son menos atractivos para terceros.

7. Adiós a los convenios restrictivos

Para ahorrar dinero algunas empresas realizan convenios con determinadas estaciones de servicio. Esto puede ser restrictivo, molesto y contraproducente, pues el empleado se ve obligado a dirigirse a una locación específica aun cuando esto vaya en contra de su ruta o labores del día.

8. Una mayor red de servicios con las tarjetas de gasolina de Sodexo

Diligo, la solución de movilidad para empleados de Sodexo, permiten acceder a una amplia red de establecimientos que aceptan esta forma de pago, ya sea para abastecer de gasolina los vehículos o realizar servicios de mantenimiento general.

9. No solo es combustible: mantenimiento, lavado y más

Los bonos y tarjetas de gasolina de Sodexo no solo sirven para comprar combustible (como sí lo puede exigir el proceso administrativo del dinero en efectivo). Nuestra solución Diligo  puede redimirse en servicios como mantenimiento, parqueaderos, lavado general, sincronización, alineación, balanceo, pago de seguros y mucho más.

10. Evita retención en la fuente

Una de las mayores dudas de los empleadores es si el auxilio de rodamiento constituye salario, pues esto generaría un aumento de los costos laborales. 

Según el artículo 10 del decreto 535 de 1987:

No está sometida a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo.

¡Buena noticia! Este es uno de los grandes beneficios de entregar el auxilio de rodamiento a través de nuestra solución Diligo: mejora el control de gastos y herramientas de trabajo de tu empresa.

También señala que el auxilio de rodamiento no constituye salario, reduciendo así los gastos tributarios de tus colaboradores y las cargas prestacionales.

Lo anterior es posible dado que son gastos que el trabajador usa para poder realizar su labor, ya sea movilizándose a otras sucursales, visitando clientes y proveedores o realizando diferentes labores fuera del área de la empresa.

La ley exige que haya un control de los pagos a través de pruebas documentales, que sean conservadas por la empresa para ser cotizadas como gastos propios de la organización.

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Diligo: ¡La mejor solución para entregar auxilio de rodamiento!

Recuerda, nuestra solución Diligo le permite a tu empresa que la entrega del beneficio y el proceso de legalización de gastos sea mucho más simple para el departamento administrativo y contable.

El auxilio de rodamiento puede dejar de ser un dolor de cabeza, transformándose en un elemento que agregue a la motivación laboral y alivie fuentes de estrés para toda la organización.

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