sep 20 - 2022Colombia ya está de lleno en el mundo de la facturación electrónica. Es más rápida, es más eficiente, trae más beneficios y además es mucho más limpia con el medio ambiente. Es el paquete ganador.
La adopción de la Factura Electrónica en el país es todo un caso de éxito.
Según la DIAN, semanalmente se facturan alrededor de 15 billones de pesos y se reciben más de 11 millones de facturas electrónicas.
Llegar hasta aquí no fue fácil. El camino se emprendió desde inicios de la década de 1990, cuando se realizaron los primeros pilotos de la factura electrónica. Desde 2007 esta medida era voluntaria.
Pero la realidad es que ya no hay excusa y quedarse atrás no es una opción. Durante 2022, y según un calendario previsto, la facturación virtual será ya una obligación. Pero no te preocupes.
Las ventajas de la facturación y la nómina virtual son tantas, que cobija con algunos cambios a varias necesidades en las que Sodexo Colombia tiene las mejores soluciones, entre ellas, los bonos regalo. ¿Tienes dudas? ¡Aquí las resolvemos!
¿Por qué es más económico facturar electrónicamente?
¿Por qué cambiar algo que funciona? Llevas años en el negocio y nunca has tenido problemas con la facturación tradicional: lo que sirve, no se cambia, dice la sabiduría popular.
Y tendrías razón, si la facturación virtual no funcionara mucho mejor. Y estamos hablando de cifras, no de palabras.
Según un estudio realizado por el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, CIAT, es más económico facturar electrónicamente que por las modalidades tradicionales de facturación.
¡El ahorro puede ser hasta de un un 80% de los gastos frente a la gestión de facturas en papel!
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Beneficios de la factura electrónica:
- La automatización a través de procesos electrónicos minimiza el riesgo y hace más eficientes los procesos de tesorería y consulta de información, lo que ahorra en tiempos de procesamiento.
- Se trata de toda una transformación empresarial. No solo hace más viable que empresarios como tú puedan volver electrónicos otros documentos como las órdenes de pedido, de despacho u órdenes de embarque, también podría facilitar la gestión de cartera y el comercio exterior.
- La facturación virtual es una realidad en el mundo. Según un estudio realizado por SERES, una firma que estudia el intercambio de documentos electrónicos, en 2020 el 75 % de los países iberoamericanos ya utilizaba masivamente la factura electrónica.
Sabemos que el sueño de expandir el negocio fuera de las fronteras es la meta de los empresarios como tú, y tener facturación virtual hará más fácil y certero ese comercio con los pares extranjeros.
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¿Una factura electrónica es válida para la DIAN?
Hay algunas preguntas naturales con el tema. La primera y más importante es el papel de la DIAN. Puedes estar tranquilo: La factura electrónica es validada por la DIAN en tiempo real.
Eso garantiza que no haya espacio al error: tendrás la seguridad de que la factura cumple con los requisitos necesarios para tener efectos fiscales, tanto para ti, facturador, como para los clientes.
Es un proceso que la DIAN hace en segundos y que permite que el documento junto con el comprobante de validación sea entregado al comprador como un soporte con efectos fiscales.
Recuerda que la factura electrónica ya no es una opción: La regulación en el país (Artículo 615 del Estatuto Tributario) establece que toda persona que venda bienes o preste servicios debe hacerlo.
Entérate: Novedades con el documento soporte para los no obligados a facturar
¿Cómo automatizar la recepción de facturas?
Uno de los mitos es que la facturación electrónica es costosa. Lo cierto, para empezar, es que el ahorro que logras con la emisión de documentos electrónicos permite recuperar la inversión del software.
Pero, además, la DIAN ha buscado facilitar mucho este proceso. La entidad ha señalado, por ejemplo, que se puede usar un correo electrónico para la recepción de facturas electrónicas.
Este correo es obligatorio y recibirá las facturas, notas débito y/o crédito. Lo debes informar en el momento que estés realizando el registro como Facturador Electrónico ante la DIAN.
Tienes la posibilidad de desarrollar tu software para las facturas virtuales, cumpliendo criterios de ley, pero si no quieres complicarte de más, la DIAN ha dispuesto de un KIT de Facturación Gratuita.
Este KIT se puede usar desde cualquier parte del mundo a través de un dispositivo con acceso a internet. Se trata de un software alojado en la nube y disponible de manera ilimitada.
No necesitas ninguna licencia, ni siquiera instalar el software en tu computador o celular. La DIAN asegura que es intuitivo e ilimitado para generación y recepción de facturas electrónicas. Incluso puedes solicitar gratis el Certificado de Firma Digital, necesario para expedirlas.
[VIDEO] ¡Descubre cómo entregar beneficios económicos a tus empleados!
Los bonos de regalo para empleados y la nómina electrónica
Te dijimos al inicio que entre los beneficios de la facturación virtual, hay menciones a los bonos regalo que las empresas amigables y cálidas con sus colaboradores, como es la tuya, disponen para ellos en algunas épocas del año.
Lo primero que debes tener claro, entonces, es que los bonos regalo se cuentan como pagos salariales, es decir, debes detallar ese pago en la nómina electrónica.
Así lo señala el Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo cuando dice que:
“El salario no sólo es la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio que presta”.
El salario es un reconocimiento al trabajo que todos tus colaboradores hacen día a día para que seas competitivo, pero la nómina no es la única vía para valorar ese esfuerzo y provocarles una sonrisa.
Los incentivos y regalos en fechas especiales como cumpleaños, aniversario, navidad o días reconocidos internacionalmente (como del abogado, del contador, etc) han demostrado tener grandes ventajas.
Suben el ánimo de tus colaboradores, que se sienten apreciados y queridos, y que van con mayor alegría, día a día, a trabajar. Un empleado feliz es más eficiente y genera un ambiente más solidario.
Ahora bien, los bonos regalo pueden ser deducibles de tu impuesto sobre la renta.
El artículo 107-1 del Estatuto Tributario así lo dice cuando señala que las atenciones a clientes, proveedores y empleados, tales como regalos, cortesías, fiestas, reuniones y festejos serán aceptadas fiscalmente siempre y cuando se encuentren debidamente soportadas.
¿De cuánto estamos hablando? La ley dice que el monto máximo a deducir por la totalidad de estos conceptos es el 1% de ingresos fiscales netos y efectivamente realizados. Por eso recuerda tener soporte del pago respectivo en bonos.
Pero, ¿cómo darle una solución eficiente a esa necesidad? No es posible organizar alianzas o comprar obsequios según cada día de celebración. Sodexo Colombia lo sabe y tiene la solución.
Se trata de Premium Pass, bonos y tarjetas diseñados para entregar incentivos y tener satisfechas todas las necesidades e incluso gustos de tus colaboradores.
Con Premium Pass de Sodexo Colombia tus colaboradores tendrán acceso a más de 42.700 comercios en todo el país, en categorías como vestuario, tecnología, gastronomía, salud, hogar, entre otras.
¿Tienen los bonos regalo la necesidad de una factura electrónica?
La DIAN explicó a través del oficio 983 de 2021 que “la adquisición de los bonos regalo no da lugar a la obligación de facturar por no enmarcarse en la venta de un bien o prestación de un servicio”.
Dicha operación, dijo la entidad, “no cuenta con una factura de venta como soporte del costo que se pretenda acreditar”.
Esta situación, sin embargo, no impide que se soporte el costo como deducible en el impuesto sobre la renta, siempre que se cumplan todos los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario.
Sin embargo, la DIAN explicó que no es una conducta sancionable la expedición de la factura de venta en casos no exigidos por la norma. Lo más importante es que las facturas reflejen la integridad de las transacciones comerciales y correspondan a la realidad económica de las mismas.
Así que, resueltas las dudas, anímate a hacer más feliz la vida de tus trabajadores y aumentar la eficiencia de tu empresa usando la factura electrónica y los bonos regalo de Sodexo Colombia.
