oct 3 - 2022La afiliación a salud y pensión de los trabajadores externos, como independientes, contratistas o demás terceros, es una prioridad que no se debe obviar.
¡Conoce cómo gestionar ese proceso de forma eficiente y apegada a la ley a través de Sodexo! Te contamos todo lo que debes saber.
Las compañías como la tuya son grandes organismos con necesidades que necesitan ser satisfechas. A veces basta con el cuerpo de colaboradores que tienes día a día y que entrega un servicio leal y competitivo. Pero en otras ocasiones, y porque así se requiere, necesitas buscar afuera una ayuda.
La respuesta a esa búsqueda son los trabajadores independientes.
Colombia, según el portal de estadísticas de la Ocde, tiene la tasa más alta de trabajadores independientes como porcentaje del total de empleados, con una tasa del 51% de independientes.
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¡Los independientes están para ayudar a tu empresa!
Pero, aunque pueda parecer que gestionar la contratación de trabajadores independientes es fácil o rápido, lo cierto es que implica un par de procesos adicionales a los que un empleador responsable, como sabemos que eres, debe prestar atención. Y eso requiere esfuerzos adicionales.
Hoy te vamos a hablar de uno fundamental: la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) que regula el servicio público esencial de salud para todos los colombianos incluidos, por supuesto, los colombianos que trabajan de forma independiente. ¿Tienes dudas? Aquí vamos.
Los aportes a seguridad social que deben hacer los independientes
Se trata de una pregunta clave: ¿cuándo se pide seguridad social a los independientes?
Y para responder vamos a centrarnos en las más recientes normas disponibles. Lo primero que debes tener claro es cuándo la ley presume la obligación de afiliación del independiente al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Y para eso el decreto 1601 de 2022 es claro: se presume la obligación cuando se pueda establecer la existencia de ingresos netos iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente.
Para hacer el pago, los trabajadores independientes deben hacer el siguiente proceso:
¿Cómo se afilia un trabajador independiente a la seguridad social?
- Determinar su ingreso bruto.
- Descontar los costos asociados a la actividad económica, en los términos establecidos en el artículo 107 y siguientes del Estatuto Tributario y demás normas que regulen las expensas realizadas en el desarrollo de cualquier actividad económica.
- Calcular y efectuar el aporte correspondiente al Sistema de Seguridad Social Integral sobre el ingreso que corresponda.
El Ministerio de Trabajo aclaró, antes del cambio de gobierno en Colombia, que la cotización de los trabajadores independientes o contratistas de prestación de servicios se debe efectuar sobre una base de la cotización máxima de un 40 % del valor de los ingresos mensuales.
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Impacto de la reforma tributaria en la afiliación a seguridad social de trabajadores independientes
Sabemos que se aproxima en el país la vigencia de una nueva reforma tributaria. Te preguntarás si ese texto cambia algo de lo que te hemos explicado.
Lo cierto es que para tener esa certeza hay que esperar al texto que salga aprobado del Congreso de la República, pero hay algunas pistas.
En el proyecto radicado, el Ministerio de Hacienda determina como base de cotización el 40% del ingreso total de los trabajadores independientes y mantiene también la obligatoriedad de cotización a ingresos netos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente.
Sobre todo lo anterior, basta aclarar una última duda: la responsabilidad de la cotización recae en los trabajadores independientes, no en el empleador, pero la ley sí señala que es tu responsabilidad validar que dichos pagos se hagan por el monto correcto y en los tiempos adecuados.
Descubre aquí la solución de Sodexo para gestionar fácil el pago de terceros.
Cómo verificar la afiliación al sistema general de seguridad social en salud
Que las afiliaciones a seguridad social para independientes sean un deber y se hagan correctamente no es algo que te deba importar solamente por cumplir la ley.
Por supuesto, eso es lo primero, pero en realidad va más allá de eso: se trata de que tu empresa sea una defensora del bienestar.
La salud es un derecho fundamental y todo colombiano debe tener acceso a ella. Que la gente que trabaja contigo tenga la certeza de que piensas en su salud crea un ambiente de corresponsabilidad y calidez.
Para validar, entonces, que dicha cotización se esté haciendo en los tiempos y montos adecuados, puedes implementar varios controles con tus trabajadores independientes. Puede ser así:
Entérate de más:
¿Por qué verificar pagos de seguridad social de los trabajadores independientes?
Sabemos que todo este proceso puede ser tedioso, y por eso en Sodexo tenemos soluciones para ti. La herramienta ideal para que tengas controlado todo sin mayores contratiempos es Nexoz.
Se trata de una plataforma digital que evita riesgos tributarios, normativos, laborales y reputacionales a tu empresa. Se encarga del cálculo, la declaración, el pago y la certificación de los aportes en línea a la seguridad social de los independientes.
Además, Nexoz entrega en formato digital los soportes que sustentan la correcta verificación del pago de seguridad social de los independientes, las retenciones de ley e incluso certificaciones de ingresos y retenciones . ¡Y no solo eso! Las virtudes de Nexoz se amplían hasta lograr ventajas como:
Nexoz es el mejor camino para que las personas que trabajan contigo tengan la certeza de que les importas: no son desconocidos o simples fichas de ajedrez. Te interesas por su salud y estás pendiente de que tengas acceso a ella.
Pero… ¿Qué implicaciones tiene para ti no hacer la verificación de afiliación al SGSSS?
Ya tienes claro que la primera responsabilidad de cotizar y de pagar está en tus trabajadores independientes y que tu labor es verificar que eso se haga bien y en los tiempos correctos.
Si no lo haces, hay un riesgo reputacional: tus colaboradores son personas desprotegidas ante la ley.
Pero hay más. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de los aportes al Sistema General de la Seguridad Social —SGSS— por parte de empleadores y trabajadores independientes.
Desde hace un tiempo, la UGPP viene identificando algunos errores y tipos de evasión en esta tarea:
- Omisión: no se registra afiliación y pago de los aportes correspondientes.
- Inexactitud: el pago de los aportes se realiza por un valor inferior.
- Mora: no registra el pago de los aportes en el tiempo correspondiente.
Cuando la UGPP determina que hay evasión puede informar a la DIAN que el contratante no verificó correctamente los aportes a la seguridad social de los independientes que trabajan para su empresa.
Si esto sucede, podrías perder la posibilidad de deducir los pagos de honorarios a contratistas en la declaración de renta anual de tu organización. No se trata, entonces, de un juego o algo menor: hay riesgos reputacionales, económicos y laborales que no vale la pena asumir.
¡La buena noticia es que no lo tienes que hacer! Nexoz tiene la capacidad de evitar cualquier inconveniente en esta materia. Serás ejemplo de cómo hacer las cosas bien. Así que anímate a cortar de raíz ese problema y pide tu asesoría gratuita ahora.
